🏢 Configurare Koalendar per il tuo team

Sia che tu faccia parte di un'attività basata sui servizi (come un barbiere, un centro di tutoraggio, uno studio di personal training o uno studio legale) o di un team distribuito che gestisce gli appuntamenti dei clienti, Koalendar ti consente di gestire gli appuntamenti tra più Host o risorse da un unico Workspace.

🚀 Perché utilizzare Koalendar per team?

• 🛠️ Gestisci tutte le pagine e gli appuntamenti dei tuoi colleghi dalla tua Dashboard.
• 👥 Scegli le modalità di pianificazione del team con pagine multi-Host che distribuiscono le prenotazioni (Selezione Casuale (Round Robin)), richiedono la partecipazione di tutti (Eventi Collettivi), oppure permettono all'invitato di scegliere la persona o la risorsa con cui desidera incontrarsi prima di selezionare un orario (Seleziona Fornitore).
• ✅ Delega l'accesso concedendo i diritti di amministratore ad alcuni membri del team per gestire la Disponibilità, le pagine e le prenotazioni.
• 🔐 Gestisci le autorizzazioni con ruoli flessibili: Amministratore, Membro.
• 🧱 Integra rapidamente nuovi membri clonando pagine o passando modelli utilizzando le funzionalità di clonazione a livello di Workspace.
• 📑 Gestisci la fatturazione da un unico account e concedi automaticamente a tutti i membri del team l'accesso alle funzionalità Pro con lo stesso abbonamento

Tutto ciò rende la pianificazione del lavoro di squadra più rapida, più collaborativa e più facile da gestire.

1. Invita i tuoi compagni di squadra

Puoi invitare qualcuno che abbia o meno già un account Koalendar.

👉 Per invitare:

1. Vai alla tua Dashboard → Workspace

2. Clicca su "Invita un compagno di squadra"

   

3. Inserisci il loro indirizzo e-mail e invia l'invito

   

4. Riceveranno un link di invito via email. Dopo aver seguito questo link, verranno reindirizzati a questa pagina (se non hanno ancora un account Koalendar, dovranno prima registrarsi):

   

5. Dopo aver cliccato su "Accetta l'invito", si uniranno al tuo Workspace.

2. Assegnare i ruoli

Una volta che avranno accettato il tuo invito e si saranno uniti al tuo Workspace, potrai cambiare il loro ruolo dalla tua Dashboard → Workspace:

• 🧑‍💼 Membro – Può creare e gestire le proprie pagine di prenotazione
• 🣣 Amministratore – Può modificare e gestire le pagine di prenotazione degli altri

👉 Scopri di più: Ruoli del Workspace

3. Creare eventi con più organizzatori

Ora che hai dei colleghi nel tuo Workspace, puoi creare eventi multi-Host:

• 🎯 Selezione Casuale (Round Robin) – Distribuisce equamente le prenotazioni tra i membri del team

  👉 Inizia: Eventi con Selezione Casuale (Round Robin)

• 👥 Eventi Collettivi – Tutti gli Host partecipano allo stesso orario di incontro

  👉 Per saperne di più: Eventi collettivi

• 👤 Seleziona Host – Gli invitati scelgono quale Host desiderano prima di selezionare un orario.

Non sei sicuro? Confronta entrambi: Opzioni di pianificazione Multi-Host per i Team

4. Gestire i collegamenti e le prenotazioni dei compagni di squadra

Gli amministratori possono visualizzare e gestire le pagine di prenotazione e gli eventi in programma di ogni membro del team:

• 🔄 Passa da una dashboard all'altra dei tuoi compagni di squadra
• 🵀 Visualizza/modifica le loro pagine
• ✅ Annullare o riprogrammare le riunioni per loro conto
• 📑 Clona pagine di prenotazione in tutto il Workspace

👉 Scopri come →

5. Assegnare host o risorse a servizi specifici

Ogni tipo di appuntamento (servizio) può avere i propri responsabili.

Esempi:

Questo ti permette di:

• Offrire diversi servizi
• Inoltra le prenotazioni ai membri del team competenti
• Mantieni l'organizzazione dei turni man mano che il tuo team cresce

6. Imposta la Disponibilità per Host o Risorsa

Ogni host o risorsa può avere le proprie regole di disponibilità personalizzate, tra cui:

• Orari di lavoro
• Fuso orario
• Pause o giorni di riposo
• Limiti di prenotazione

In questo modo la pianificazione procederà senza intoppi anche se:

• I membri del team hanno orari di lavoro diversi
• I membri dello staff si trovano in fusi orari diversi
• Le risorse hanno una disponibilità limitata

Koalendar calcola automaticamente gli slot orari disponibili in base a queste impostazioni.

✅ È tutto pronto!

Il tuo team può ora iniziare ad accettare prenotazioni tramite le pagine di pianificazione condivise.