🏢 Configura Koalendar per il tuo team

Che tu faccia parte di un'azienda che offre servizi (come un negozio di barbiere, un centro di ripetizioni, una palestra con personal trainer o uno studio legale) o di un team distribuito che gestisce gli appuntamenti dei clienti, Koalendar ti permette di gestire gli appuntamenti relativi a più sedi o risorse da un unico spazio di lavoro.

🚀 Perché usare Koalendar come squadra?

• 🠖 Gestisci le pagine e gli appuntamenti di tutti i tuoi colleghi dalla tua dashboard.
• 👥 Scegli le modalità di pianificazione di gruppo con pagine multi-organizzatore che distribuiscono le prenotazioni (Selezione casuale (Round Robin)), richiedono la partecipazione di tutti (Eventi collettivi) o consentono all'invitato di scegliere la persona o la risorsa con cui desidera incontrarsi prima di selezionare un orario (Seleziona fornitore).
• ✅ Delega l'accesso assegnando diritti di amministratore ad alcuni colleghi per gestire la disponibilità, le pagine e le prenotazioni.
• 🔐 Gestisci le autorizzazioni con ruoli flessibili: Amministratore, Membro.
• 🱀 Integra rapidamente i nuovi membri clonando le pagine o condividendo i modelli grazie alle funzionalità di clonazione disponibili a livello di area di lavoro.
• 📑 Gestisci la fatturazione da un unico account e concedi automaticamente a tutti i membri del team l'accesso alle funzionalità Pro nell'ambito dello stesso abbonamento

Tutto ciò rende la pianificazione del lavoro di squadra più rapida, più collaborativa e più facile da gestire.

1. Invita i tuoi compagni di squadra

Puoi invitare una persona indipendentemente dal fatto che abbia già un account Koalendar.

👉 Per invitare:

1. Vai alla tuaDashboard → Area di lavoro

2. Clicca su "Invita un compagno di squadra"

   

3. Inserisci il loro indirizzo e-mail e invia l'invito

   

4. Riceveranno un link di invito via e-mail. Dopo aver cliccato su questo link, verranno reindirizzati a questa pagina (se non hanno ancora un account Koalendar, dovranno prima registrarsi):

   

5. Una volta cliccato su "Accetta l'invito", entreranno a far parte del tuo spazio di lavoro.

2. Assegnare i ruoli

Una volta che avranno accettato il tuo invito e si saranno uniti al tuo spazio di lavoro, potrai modificare il loro ruolo dalla tua Dashboard → Spazio di lavoro:

• 🧑‍💼 Membro – Può creare e gestire le proprie pagine di prenotazione
• 🣣 Amministratore – Può modificare e gestire le pagine di prenotazione degli altri

👉 Per saperne di più: Ruoli nell'area di lavoro

3. Creare eventi con più organizzatori

Ora che hai dei colleghi nel tuo spazio di lavoro, puoi creare eventi con più organizzatori:

• 🎯 Selezione casuale (Round Robin) – Distribuisce le prenotazioni in modo equo tra i membri del team

  👉 Per iniziare: Eventi a selezione casuale (Round Robin)

• 👥 Eventi collettivi – Tutti gli organizzatori partecipano alla riunione alla stessa ora

  👉 Per saperne di più: Eventi collettivi

• 🟓 Scegli l'organizzatore: gli invitati scelgono l'organizzatore che preferiscono prima di selezionare l'orario.

Non sei sicuro? Confronta le due opzioni: Opzioni di pianificazione multi-host per i team

4. Gestire i collegamenti e le prenotazioni dei compagni di squadra

Gli amministratori possono visualizzare e gestire le pagine di prenotazione e gli eventi in programma di ogni membro del team:

• 🔄 Passa da una dashboard all'altra dei tuoi compagni di squadra
• 🵀 Visualizza/modifica le loro pagine
• ✅ Annullare o riprogrammare le riunioni per loro conto
• 👉 Clona le pagine di prenotazione in tutto l'area di lavoro

👉 Scopri come →

5. Assegnare host o risorse a servizi specifici

Ogni tipo di appuntamento (servizio) può avere i propri responsabili.

Esempi:

Questo ti permette di:

• Offrire diversi servizi
• Inoltra le prenotazioni ai membri del team competenti
• Mantieni l'organizzazione dei turni man mano che il tuo team cresce

6. Impostare la disponibilità per host o risorsa

Ogni host o risorsa può avere le proprie regole di disponibilità, tra cui:

• Orario di lavoro
• Fuso orario
• Pause o giorni di riposo
• Limiti di prenotazione

In questo modo la pianificazione procederà senza intoppi anche se:

• I membri del team hanno orari di lavoro diversi
• I membri dello staff si trovano in fusi orari diversi
• Le risorse sono disponibili in quantità limitata

Koalendar calcola automaticamente le fasce orarie disponibili in base a queste impostazioni.

✅ È tutto pronto!

Il tuo team può ora iniziare ad accettare prenotazioni tramite le pagine di pianificazione condivise.