🎯 Eventi a selezione casuale (Round Robin)

Con un evento Round Robin, Koalendar mostra le fasce orarie in cui è disponibile almeno un organizzatore (o una risorsa) e assegna la prenotazione a un membro del team in base alla disponibilità e alla priorità.

Se più host hanno la stessa priorità, l'assegnazione avviene in modo casuale tra di loro. Sia l'host che l'invitato ricevono notifiche e promemoria.

🟔 In questa guida:

✅ Configurazione del Round Robin
🛡️ Come funziona per i membri del team e gli invitati
💡 Buone pratiche
ℹ️ Domande frequenti

✅ Configurazione del Round Robin

Vai all'editor della tua pagina di prenotazione e scorri fino alla sezione " Host e risorse ".
Seleziona i compagni di squadra oppure clicca su "Aggiungi host o risorse"
Quando si dispone di due o più host, selezionare " Selezione casuale (Round Robin) " dal menu a tendina della pianificazione degli host.
Assicurati che il calendario di ogni membro del team sia sincronizzato (fai clic su «Calendari collegati» accanto al suo nome).
Scegli se vuoi consentire agli invitati di scegliere l'organizzatore al momento della prenotazione (se per quella fascia oraria è disponibile più di un organizzatore):

🛡️ Come funziona

Disponibilità: Koalendar mostra gli slot disponibili quando almeno un membro del team è libero.
Spedizione: La prenotazione viene inviata in base alla disponibilità e alla priorità:
- Se sono disponibili più host, Koalendar effettua innanzitutto un filtro in base alla priorità più alta
- Se più host hanno la stessa priorità, la selezione avviene in modo casuale tra di essi
Notifiche: sia il compagno di squadra che ha effettuato la prenotazione sia l'invitato ricevono i dettagli dell'evento e i promemoria.

⭐ Priorità per gli host

È possibile assegnare una priorità a ciascun host per influenzare la distribuzione delle prenotazioni.

Clicca sull'icona ⭐ accanto a un host
Scegli una priorità: Bassa, Media o Alta

Come funziona:

Quando sono disponibili più host, Koalendar seleziona quello appartenente al gruppo con la priorità più alta
Se più host hanno la stessa priorità, la scelta avviene in modo casuale tra di essi

💡 Buone pratiche

Colmare le lacune nella disponibilità: sincronizza i calendari di tutti gli host per evitare doppie prenotazioni.
Assegnazione dei turni: usa il metodo Round Robin per distribuire equamente le riunioni tra i membri del team.
Passa alla modalità "Collettiva" se desideri che l'evento compaia nei calendari di tutti gli organizzatori (anziché in uno solo).
Utilizza le priorità per orientare la distribuzione: ad esempio, assegna una priorità maggiore ai membri del team che dovrebbero ricevere più prenotazioni

ℹ️ Domande frequenti

Come vengono selezionati gli host nel Round Robin?

Se sono disponibili più host:

Koalendar seleziona innanzitutto gli host con la priorità più alta
Se più host condividono quella priorità, uno viene scelto a caso

Qual è la differenza tra Round Robin e Collective?

Il metodo Round Robin assegna ogni prenotazione a un compagno di squadra scelto a caso.
Collective aggiunge l'evento ai calendari di tutti gli organizzatori.

👉 Per ulteriori informazioni, dai un'occhiata a Eventi collettivi nella nostra documentazione sulla pianificazione del team.

I compagni di squadra possono rifiutare le prenotazioni?

Sì, gli host possono cancellare le prenotazioni dalla propria dashboard (o tramite il link di cancellazione contenuto nell'e-mail che ricevono) se non possono partecipare. È inoltre possibile attivare le "Prenotazioni provvisorie" se si desidera che ogni nuovo appuntamento rimanga in attesa della conferma dell'host prima di essere confermato e aggiunto al suo calendario.

E se un collega non avesse ancora collegato il proprio calendario?

Se un collega non è connesso, riceverà comunque gli inviti, ma gli orari occupati non verranno bloccati finché non avrà sincronizzato il proprio calendario.