Comment demander des paiements à vos clients avec Koalendar et PayPal

Si vous facturez votre temps ou vos services, Koalendar peut envoyer aux invités une demande de paiement via PayPal.me une fois leur réservation effectuée. Le montant et la devise de la réservation sont automatiquement ajoutés à votre lien PayPal.

Ce système diffère de celui de Stripe. Stripe facture la personne invitée au moment de la réservation. Avec PayPal, celle-ci effectue d’abord la réservation, puis vous paie via PayPal. Vous marquez ensuite la réservation comme « payée » dans Koalendar.

Nous vous recommandons d'activer l'option l'option « Demander une validation » (réservations provisoires) afin de pouvoir valider le paiement via PayPal avant que la réunion ne soit ajoutée à votre agenda.

Vous préférez que les paiements soient prélevés automatiquement lors du paiement ? Consultez l'article «Comment encaisser des paiements avec Stripe ».

Dans ce guide

1. Connectez votre lien PayPal.me
2. Définissez un prix sur votre page de réservation
3. Choisissez un modèle tarifaire
4. Activer l'option « Demander une validation » (recommandé)
5. Comment les invités paient-ils ?
6. Marquer la réservation comme payée
7. Ajouter des codes de réduction (facultatif)
8. Gérer les paiements via PayPal
9. Foire aux questions

Connectez votre lien PayPal.me

Vous avez besoin d'un lienPayPal.me. Si vous n'en avez pas encore, rendez-vous surpaypal.me, connectez-vous et créez votre lien. Guide PayPal :Créer un lien PayPal.me.

1. Accédez à votreprofil → Intégrations
2. Recherchez «PayPal» et cliquez dessus

3. Collez votre lien PayPal.me (par exemple https://paypal.me/yourname )

4. Cliquez sur «Enregistrer »

Une fois enregistrée, l'application PayPal apparaît dans l'onglet «Mes applications».

Vous pouvez mettre à jour ce lien ultérieurement en ouvrant à nouveau PayPal depuis « Mes applications ».

Définissez un prix sur votre page de réservation

Une fois PayPal connecté, ouvrezl'éditeur de page de réservation, accédez àla section « Tarifs », puis :

• Saisissez lemontantque vous souhaitez facturer
• Choisissez votredevise
• Dans la rubrique «Paiements », sélectionnez «Demander via PayPal »

Si PayPal n'est pas encore configuré, le fait de sélectionner cette option ouvre la même fenêtre contextuelle « Ajouter PayPal ».

Les personnes invitées ne sont pas facturées sur le formulaire de réservation. Elles reçoivent votre lien PayPal une fois la réservation validée.

Choisissez un modèle tarifaire

Choisissez parmi 3 options tarifaires :

• Forfaitaire– Un tarif unique par réservation
• À l'heure– Le montant dépend de la durée de la réunion
• Par participant– Tarif calculé en fonction du nombre d'invités

Koalendar calcule le montant total (en tenant compte du nombre d'invités, de la durée, des prestations et des éventuels bons de réduction) et ajoute ce montant à votre lien PayPal.me.

Activer l'option « Demander une validation » (recommandé)

Les paiements via PayPal étant effectués après la réservation, nous vous recommandons d'activer l'option « Demander une validation » afin que la réunion ne soit pas ajoutée à votre agenda tant que vous n'avez pas confirmé le paiement.

1. Dansl'éditeur de la page de réservation, recherchez «Exiger une validation »
2. Activer cette option

Lorsque cette option est activée :

• Les nouvelles réservations restenten attentejusqu'à ce que vous les validiez
• Le créneau horaire vous est réservé pendant que vous attendez
• Vous pouvez vérifier le paiement via PayPal, marquer la réservation comme payée, puis la valider

Pour valider ou refuser une réservation, utilisez l'e-mail ou votre tableau de bord « Réservations ». Guide complet :Comment utiliser les réservations provisoires (validation manuelle).

Comment les invités paient-ils ?

Une fois leur réservation effectuée, les invités reçoivent un rappel de paiement contenant votre lien PayPal.me et le montant déjà renseigné.

Ils le verront à deux endroits :

1. Page de confirmation– un rappel « Finalisez votre paiement » accompagné d'un bouton «Payer avec PayPal»
2. E-mail de confirmation: unlien « Payer avec PayPal» à côté du prix, accompagné de la mention « Effectuez votre paiement pour valider cette réservation. »

En cliquant sur le bouton, la fenêtre PayPal s'ouvre avec le montant de la réservation déjà renseigné. Les utilisateurs effectuent le paiement via PayPal. Koalendar ne gère pas les transactions financières et ne marque pas automatiquement la réservation comme payée.

Ce même lien PayPal est également ajouté aux détails de l'événement du calendrier.

Marquer la réservation comme payée

Une fois que le paiement apparaît dans PayPal, marquez la réservation comme « payée » dans Koalendar. Vous pouvez effectuer cette opération depuis l'e-mail, l'application de bureau ou l'application mobile.

Ensuite, si l'option « Approbation requise » est activée, validez la réservation afin qu'elle soit confirmée dans l'agenda.

Extrait de l'e-mail de réservation

L'e-mail de notification que vous avez reçu en tant qu'hôte comporte un lien «Marquer comme payé» à côté du prix.

Cliquez dessus pour ouvrir la page de confirmation, puis appuyez sur «Marquer comme payé ».

Depuis l'application web

1. Ouvrez la réservation dans votre tableau de bord «Réservations»
2. Ouvrirles paramètres de réservation(le menu ⋯)
3. Cliquez sur «Marquer comme payé »

Vous pouvez utiliser l'option « Marquer comme non payé » si vous l'avez coché par erreur.

Depuis l'application mobile

1. Ouvrir la réservation
2. Actions de réservation en cours
3. Appuyez sur «Marquer comme payé »

Ajouter des codes de réduction (facultatif)

Les codes promotionnels fonctionnent de la même manière que sur Stripe. C'est le montant total après réduction que nous indiquons sur le lien PayPal.me.

1. Accédez à la rubrique «Tarifs» sur votre page de réservation
2. Cliquez sur «Ajouter un code promo »
3. Définissez la remise, le code, les limites et la restriction facultative concernant les e-mails

Les invités peuvent saisir le code dans le formulaire de réservation avant de le valider.

Gérer les paiements via PayPal

Toutes les sommes sont versées sur votre compte PayPal. Koalendar se contente d'envoyer la demande de paiement et vous permet de marquer la réservation comme payée.

• Vérifiez votre historique PayPal pour confirmer le virement
• Les remboursements sont effectués via PayPal, et non par Koalendar.
• L'annulation ou le refus d'une réservationn'entraînepasautomatiquement un remboursement via PayPal.

Foire aux questions

Koalendar facture-t-il la personne invitée via PayPal ?

Non. Koalendar leur envoie votre lien PayPal.me avec le montant déjà indiqué. Ils vous paient via PayPal. Vous marquez la réservation comme « payée » dès que vous constatez le paiement.

Pourquoi devrais-je activer l'option « Approuvée obligatoire » ?

Le paiement via PayPal s'effectue après la réservation. L'option « Demander une validation » maintient la réunion en attente afin que vous puissiez valider le paiement sur PayPal, marquer la réservation comme payée, puis la valider. Si le paiement n'est pas effectué, refusez la demande et le créneau sera à nouveau disponible.

Comment puis-je marquer une réservation comme « payée » ?

Utilisez le lien « Marquer comme payé » figurant dans votre e-mail de réservation, ou sélectionnez « Marquer comme payé » dans les paramètres de réservation sur l'application pour ordinateur ou mobile.

Que faire si je n'ai pas reçu le paiement ?

Vérifiez votre compte PayPal. Koalendar ne peut pas savoir si le paiement PayPal a bien été effectué. Ne validez pas une réservation en attente tant que vous ne l'avez pas confirmée.

Si quelqu'un annule, est-il remboursé automatiquement ?

Non. Effectuez les remboursements via PayPal si nécessaire.

Y a-t-il des frais ?

PayPal applique ses propres frais. Koalendar ne prélève aucune commission.

Puis-je proposer des réductions ?

Oui. Ajoutez les codes promotionnels dans la section « Tarifs ». Le lien PayPal utilise le montant total après réduction.

Puis-je utiliser Stripe et PayPal sur la même page de réservation ?

Non. Chaque page propose une seule option : ne pas encaisser le paiement, encaisser via Stripe ou demander le paiement via PayPal.

Ai-je besoin d'un compte PayPal Professionnel ?

Vous devez disposer d'un compte PayPal et d'un lien PayPal.me. Créez-en un surpaypal.me.

Puis-je modifier mon lien PayPal.me ultérieurement ?

Oui. Ouvrez « Intégrations » → « Mes applications » → « PayPal », puis enregistrez le nouveau lien. Les nouvelles réservations l'utiliseront.

Quelles sont les devises prises en charge ?

Utilisez la devise que vous avez sélectionnée sur la page de réservation. Cette devise est indiquée dans le lien PayPal.me. Les devises acceptées par PayPal dépendent de votre compte PayPal.

Et si Stripe était plus adapté ?

Utilisez Stripe si vous souhaitez que la personne invitée soit débitée au moment de la réservation (cartes bancaires, Apple Pay, Google Pay, paiement hébergé et calcul automatique des taxes). Consultez la section «Encaisser les paiements avec Stripe ».