👥 Options de planification multi-hôtes pour les équipes

Une fois que vous aurez ajouté des coéquipiers à votre espace de travail Koalendar, vous pourrez créer des événements multi-hôtes.

Koalendar propose deux modes de planification puissants pour les équipes : « Sélectionner le fournisseur » pour permettre à vos invités de choisir les hôtes ou les ressources qu'ils souhaitent réserver, « Collectif » pour les réunions auxquelles tout le monde doit assister, et « Sélection aléatoire » (Round Robin) pour répartir équitablement les réservations entre les membres de l'équipe. Voici comment utiliser ces deux modes.

🔽 Dans ce guide :

1. Planification collective — Tout le monde participe
2. Sélection aléatoire (Round Robin) — Un seul hôte par réservation
3. Comment passer d'un mode à l'autre
4. 💡 Meilleures pratiques et cas d'utilisation

1. Planification collective — Tout le monde participe 👥

Utilisez Collective lorsque tous les membres de l'équipe doivent participer à chaque réunion.

• Disponibilité: affiche les créneaux uniquement si tous les hôtes sont disponibles.
• Résultat de la réservation: la réunion est ajoutée au calendrier de chaque hôte.
• Idéal pour: entretiens avec un jury, appels d'intégration, ateliers

Pour le configurer:

1. Accédez à votre éditeur de page de réservation → Hôtes
2. Invitez vos coéquipiers et assurez-vous que les calendriers sont synchronisés.
3. Sélectionner le mode Collectif
4. Enregistrer la page

👉 En savoir plus sur les événements collectifs

2. Sélection aléatoire (Round Robin) — Un seul hôte par réservation 🔄

Utilisez la sélection aléatoire (Round Robin) lorsqu'une personne de l'équipe doit gérer chaque réunion.

• Disponibilité: affiche les créneaux horaires si au moins un coéquipier est disponible.
• Résultat de la réservation: un coéquipier est sélectionné au hasard pour animer la réunion.
• Idéal pour: appels commerciaux, consultations clients, entretiens individuels

Pour le configurer:

1. Ouvrez l'éditeur de la page de réservation → Hôtes
2. Invitez vos coéquipiers et vérifiez qu'ils ont bien synchronisé leurs calendriers.
3. Choisir la sélection aléatoire (Round Robin)
4. Enregistrez votre page

👉 En savoir plus sur la sélection aléatoire (Round Robin)

3. Comment passer d'un mode à l'autre

Vous pouvez changer de mode à tout moment :

• Dans votre éditeur de page de réservation, allez dans Hôtes.
• Utilisez le menu déroulant pour choisir entre Sélectionner un fournisseur, Collectif ou Sélection aléatoire (Round Robin).
• Assurez-vous que chaque coéquipier a connecté son calendrier afin de refléter sa disponibilité exacte.

💡 4. Meilleures pratiques et cas d'utilisation

✅ Collectif

• Idéal pour les réunions collaboratives
• Fonctionne mieux lorsque tous les coéquipiers doivent être présents.
• Synchronisez tous les calendriers de l'équipe

✅ Sélection aléatoire (Round Robin)

• Idéal pour équilibrer la charge de travail au sein d'une équipe
• Réduit les écarts de planification
• L'attribution aléatoire garantit l'équité, pas la préférence.

✅ Sélectionner un fournisseur

Les invités choisissent l'hôte qu'ils souhaitent avant de sélectionner une heure.

• La page de réservation affiche une liste des prestataires disponibles.
• L'invité sélectionne son fournisseur préféré.
• Seule la disponibilité de ce fournisseur est affichée.

C'est idéal pour :

• Cliniques ou thérapeutes
• Tuteurs ou instructeurs
• Consultants spécialisés dans différents domaines