🎯 Événements à sélection aléatoire (Round Robin)

Dans le cadre d'un événement Round Robin, Koalendar affiche les créneaux horaires pendant lesquels au moins un coéquipier est disponible et attribue la réservation à un membre de l'équipe sélectionné au hasard. L'hôte et l'invité reçoivent tous deux des notifications et des rappels.

🔽 Dans ce guide :

• ✅ Configuration du Round Robin
• 🛡️ Comment cela fonctionne pour les coéquipiers et les invités
• 💡 Meilleures pratiques
• ℹ️ Foire aux questions

✅ Configuration du Round Robin

1. Accédez à l'éditeur de votre page de réservation et faites défiler jusqu'à la section Hôtes.
2. Invitez vos coéquipiers en cliquant sur Ajouter des coéquipiers (ils doivent d'abord rejoindre votre espace de travail avant de pouvoir être ajoutés en tant qu'hôtes).

3. Une fois que vous avez deux hôtes ou plus, sélectionnez Sélection aléatoire (Round Robin) dans le menu déroulant de planification des hôtes.

   

4. Assurez-vous que le calendrier de chaque coéquipier est synchronisé (cliquez sur Calendriers connectés à côté de leur nom).

5. Choisissez si vous souhaitez autoriser les invités à choisir l'hôte lors de la réservation (si plusieurs hôtes sont disponibles pour ce créneau horaire) :

   

🛡️ Comment ça marche

• Disponibilité: Koalendar affiche les créneaux horaires lorsqu'au moins un coéquipier est disponible.
• Répartition: lorsqu'une personne effectue une réservation, un coéquipier est sélectionné au hasard et désigné comme hôte.
• Notifications: le coéquipier inscrit et la personne invitée reçoivent tous deux les détails de l'événement et des rappels.

💡 Meilleures pratiques

• Réduire les écarts de disponibilité: synchroniser les calendriers de tous les hôtes pour éviter les doubles réservations.
• Répartition équilibrée des tâches: utilisez Round Robin pour répartir équitablement les réunions entre les membres de votre équipe.
• Passez à Collectif si vous souhaitez que l'événement apparaisse dans les calendriers de tous les hôtes (au lieu d'un seul).

ℹ️ Foire aux questions

Quelle est la différence entre Round Robin et Collective ?

• Le mode Round Robin attribue chaque réservation à un coéquipier choisi au hasard.

• Collective ajoute l'événement au calendrier de tous les hôtes.

  👉 Pour plus d'informations, consultez Événements collectifs dans nos documents de planification d'équipe.

Les coéquipiers peuvent-ils refuser les réservations ?

Oui, les hôtes peuvent annuler les réservations depuis leur tableau de bord (ou via le lien d'annulation figurant dans l'e-mail qu'ils reçoivent) s'ils ne peuvent pas être présents. Vous pouvez également activer les réservations provisoires si vous souhaitez que chaque nouveau rendez-vous soit soumis à la confirmation de l'hôte avant d'être confirmé et ajouté à son calendrier.

Que faire si un collègue n'a pas encore connecté son calendrier ?

Si un collègue n'est pas connecté, il recevra quand même les invitations, mais ça ne bloquera pas les périodes chargées tant qu'il n'aura pas synchronisé son calendrier.