🎯 Événements à sélection aléatoire (Round Robin)

Dans le cadre d'un événement de type « Round Robin », Koalendar affiche les créneaux horaires où au moins un animateur (ou une ressource) est disponible et attribue la réservation à un membre de l'équipe en fonction de sa disponibilité et de ses priorités.

Si plusieurs hôtes ont la même priorité, l'attribution se fait de manière aléatoire entre eux. L'hôte et l'invité reçoivent tous deux des notifications et des rappels.

🔽 Dans ce guide :

✅ Configuration du Round Robin
🛡️ Comment cela fonctionne pour les coéquipiers et les invités
💡 Meilleures pratiques
ℹ️ Foire aux questions

✅ Configuration du Round Robin

Accédez à l'éditeur de votre page de réservation et faites défiler jusqu'à la section Hôtes et ressources.
Sélectionnez vos coéquipiers ou cliquez sur «Ajouter des hôtes ou des ressources ».
Une fois que vous avez deux hôtes ou plus, sélectionnez Sélection aléatoire (Round Robin) dans le menu déroulant de planification des hôtes.
Assurez-vous que le calendrier de chaque coéquipier est synchronisé (cliquez sur Calendriers connectés à côté de leur nom).
Choisissez si vous souhaitez autoriser les invités à choisir l'hôte lors de la réservation (si plusieurs hôtes sont disponibles pour ce créneau horaire) :

🛡️ Comment ça marche

Disponibilité: Koalendar affiche les créneaux horaires lorsqu'au moins un coéquipier est disponible.
Communiqué: La réservation est traitée en fonction des disponibilités et des priorités :
- Si plusieurs hôtes sont disponibles, Koalendar effectue d'abord un filtrage en fonction de la priorité la plus élevée
- Si plusieurs hôtes ont la même priorité, le choix se fait au hasard parmi eux
Notifications: le coéquipier inscrit et la personne invitée reçoivent tous deux les détails de l'événement et des rappels.

⭐ Priorité à l'hôte

Vous pouvez attribuer une priorité à chaque hôte afin d'influencer la répartition des réservations.

Cliquez sur l'icône ⭐ à côté d'un hôte
Choisissez un niveau de priorité : Faible, Moyen ou Élevé

Comment ça marche :

Lorsque plusieurs hôtes sont disponibles, Koalendar choisit celui du groupe ayant la priorité la plus élevée
Si plusieurs hôtes ont la même priorité, le choix se fait au hasard parmi eux

💡 Meilleures pratiques

Réduire les écarts de disponibilité: synchroniser les calendriers de tous les hôtes pour éviter les doubles réservations.
Répartition équilibrée des tâches: utilisez Round Robin pour répartir équitablement les réunions entre les membres de votre équipe.
Passez à Collectif si vous souhaitez que l'événement apparaisse dans les calendriers de tous les hôtes (au lieu d'un seul).
Utilisez les priorités pour orienter la répartition: par exemple, attribuez une priorité plus élevée aux membres de l'équipe qui devraient recevoir davantage de réservations

ℹ️ Foire aux questions

Comment les serveurs sont-ils sélectionnés dans le Round Robin ?

Si plusieurs hôtes sont disponibles :

Koalendar sélectionne d'abord les hôtes ayant la priorité la plus élevée
Si plusieurs hôtes partagent cette priorité, l'un d'entre eux est choisi au hasard

Quelle est la différence entre Round Robin et Collective ?

Le mode Round Robin attribue chaque réservation à un coéquipier choisi au hasard.
Collective ajoute l'événement au calendrier de tous les hôtes.

👉 Pour plus d'informations, consultez Événements collectifs dans nos documents de planification d'équipe.

Les coéquipiers peuvent-ils refuser les réservations ?

Oui, les hôtes peuvent annuler les réservations depuis leur tableau de bord (ou via le lien d'annulation figurant dans l'e-mail qu'ils reçoivent) s'ils ne peuvent pas être présents. Vous pouvez également activer les réservations provisoires si vous souhaitez que chaque nouveau rendez-vous soit soumis à la confirmation de l'hôte avant d'être confirmé et ajouté à son calendrier.

Que faire si un collègue n'a pas encore connecté son calendrier ?

Si un collègue n'est pas connecté, il recevra quand même les invitations, mais ça ne bloquera pas les périodes chargées tant qu'il n'aura pas synchronisé son calendrier.