Comment utiliser Koalendar pour les réunions parents-professeurs

🎯 Pourquoi Koalendar fonctionne pour les écoles

Simplifiez vos réunions parents-enseignants en laissant Koalendar gérer le processus d'inscription, les rappels et la synchronisation des calendriers, afin que les enseignants puissent se concentrer sur l'essentiel : établir des liens avec les familles.

Étape 1 : Créez votre page de réservation

Créez une page de réservation dédiée pour chaque enseignant, classe ou niveau scolaire.

Comment le configurer

1. Depuis votre tableau de bord Koalendar, cliquez sur « + Nouvelle page de réservation ».

   

2. Donnez un titre clair à votre page, par exemple « Réunion parents-enseignants – 3e année (Mme Smith) ».
3. Paramètres de localisation: choisissez entre une rencontre en personne, par téléphone ou par vidéo (les liens Zoom/Google Meet/Teams peuvent être générés automatiquement).
4. Indiquez vos disponibilités pour les dates et heures spécifiques de la conférence.
5. Définir la durée de la réunion (par exemple, 15 ou 20 minutes)
6. Ajoutez un délai entre les réunions si nécessaire.
7. Activez la synchronisation du calendrier avec votre calendrier Google, Outlook ou Apple pouréviter les doubles réservations.
8. Ajouter des questions personnalisées: Demandez des informations clés telles que :
   • Nom du parent
   • Nom de l'étudiant
   • Classe ou niveau scolaire
   • Langue préférée
   • Notes ou sujets à discuter
9. Automatisez les rappels et les confirmations :
   • Personnalisez votree-mail de confirmation
   • Activezles rappels par e-mail et SMSpour réduire le nombre de rendez-vous manqués.
   • Configurez l'envoi d'un e-mail de suivi quelques heures après le rendez-vous.
10. Révision finale puis publication : vérifiezles paramètres, prévisualisez le processus de réservation, puis cliquez surPublier.

Étape 2 : Partager le lien avec les parents

Partagez votre lien de réservation via :

• Invitations par e-mail
• Portail scolaire ou LMS (par exemple, Google Classroom, Schoology)
• Flyers imprimés avec codes QR
• Bulletins d'information de classe ou applications de messagerie (par exemple, ClassDojo, Remind)

Conseils pour les enseignants et les écoles

• Ajoutez un délai entre les rendez-vous pour respecter votre emploi du temps.
• Utilisez des rappels par e-mail et SMS pour réduire le nombre de rendez-vous manqués.
• Créez des pages de réservation distinctes pour chaque enseignant ou matière, puis partagez le lien affichant toutes les pages de réservation.
• Synchronisez votre calendrier Google ou Outlook pour éviter les conflits.
• Indiquez le nom de l'enseignant et la matière/le niveau scolaire sur chaque page de réservation.

Foire aux questions

Les parents peuvent-ils modifier ou annuler eux-mêmes un rendez-vous ?

Oui. Chaque e-mail de confirmation comprend un lien permettant de modifier ou d'annuler la réservation.

Plusieurs parents peuvent-ils assister à une même réunion ?

Oui, dans la section « Groupe / Classe » de l'éditeur de votre page de réservation, augmentez la limite d'invités :

Puis-je organiser des conférences pour plusieurs enseignants ?

Oui, en invitant chaque enseignant à rejoindre votre espace de travail Koalendar afin qu'ils puissent tous créer leur propre page. Vous pouvez également créer des pages de réservation multi-hôtes.

Puis-je personnaliser le formulaire pour recueillir les informations sur les étudiants ?

Oui. Vous pouvez demander les noms des élèves, leur niveau scolaire ou toute autre information spécifique dans le formulaire de réservation.