Comment utiliser Koalendar pour réserver des salles et des ressources

Koalendar facilite la gestion des salles de conférence, des espaces communautaires ou de coworking et d'autres ressources limitées, en éliminant les doubles réservations et en rationalisant l'accès. Voici comment le configurer et commencer rapidement à partager.

Étape 1 : Créer une page de réservation

Créez une page de réservation pour les salles, les lieux ou les ressources que vous souhaitez mettre à disposition.

Comment le configurer

1. Rendez-vous sur votre tableau de bord Koalendar et cliquez sur « + Nouvelle page de réservation ».

   

2. Donnez-lui un titre clair, par exemple : « Réservation d'espaces communautaires ».
3. Définissez la disponibilité de la salle ou des ressources (jours, heures, calendrier récurrent) sous « Disponibilité ».
4. Définissez les options de durée de réservation (par exemple, 30, 60 ou 90 minutes).
5. Ajouter un délai avant/après les réservations pour la préparation ou le nettoyage
6. Activez la synchronisation du calendrier avec votre calendrier Google, Outlook ou Apple pouréviter les doubles réservations.
7. Ajoutez des questions personnalisées (si nécessaire) dans la section « Formulaire de réservation ».
8. Automatisez les rappels et les confirmations :
   • Personnalisez votree-mail de confirmation
   • Activezles rappels par e-mail et SMSpour réduire au minimum les absences.
   • Configurez et personnalisez un e-mail de suivi à envoyer quelques heures après la réservation, si nécessaire.
9. Activezl'option « Approuver avant de réserver» pour bloquer un créneau pendant que vous organisez l'accès ou les confirmations.

10. Limitez le nombre d'invités pouvant réserver la même ressource par créneau horaire si nécessaire (par exemple, 3 réservations maximum par créneau).

    

11. Révision finale puis publication : vérifiezles paramètres, prévisualisez le processus de réservation, puis cliquez sur « Publier la page de réservation ».

Étape 2 : Partagez le lien vers votre page de réservation de salle ou de ressources.

1. En haut à droite de l'éditeur de votre page de réservation, cliquez sur « Partager ». Ensuite, copiez simplement le lien de réservation publié et intégrez-le à votre site web, partagez-le par e-mail ou à tout autre endroit où vous souhaitez que les gens puissent réserver auprès de vous.

Foire aux questions

Les utilisateurs peuvent-ils annuler ou modifier leurs réservations ?

Oui. Chaque confirmation comprend des liens pour modifier ou annuler la réservation.

Comment facturer une réservation ?

Définissez un prix et, si vous le souhaitez, connectez votre compte à Stripe.

Puis-je exiger une approbation avant les réservations ?

Oui, c'est possible : découvrez comment ici.

Plusieurs personnes peuvent-elles réserver des créneaux horaires qui se chevauchent ?

Non, sauf si vous définissez une capacité supérieure à un. Koalendar empêche automatiquement les doubles réservations.

Voici comment augmenter la capacité :