Come utilizzare Koalendar per le prenotazioni di sale e risorse

Koalendar semplifica la gestione di sale conferenze, spazi comuni o di coworking e altre risorse limitate, eliminando le doppie prenotazioni e ottimizzando l'accesso. Ecco come configurarlo e iniziare a condividerlo velocemente.

Passaggio 1: Crea una pagina di prenotazione

Crea una pagina di prenotazione per le camere, le sedi o le risorse che desideri mettere a disposizione.

Come configurarlo

1. Vai su la tua Dashboard Koalendar e clicca “+ Nuova pagina di prenotazione”

   

2. Dagli un titolo chiaro, ad esempio: «Prenotazione spazi comunitari»
3. Definisci la Disponibilità della sala o delle risorse—giorni, ore, programma ricorrente—sotto "Disponibilità"
4. Imposta le opzioni relative alla durata della prenotazione (ad es. 30, 60 o 90 minuti)
5. Aggiungi un Buffer di tempo prima/dopo le prenotazioni per la preparazione o la pulizia
6. Attiva la sincronizzazione del calendario con Google, Outlook o Apple Calendar perevitare doppie prenotazioni
7. Aggiungi domande personalizzate (se necessario) nella sezione "Modulo di prenotazione"
8. Automatizza promemoria e conferme:
   • Personalizzala tuae-mail di conferma
   • Attivai promemoria via e-mail e SMSper ridurre al minimo le mancate presentazioni
   • Configura e personalizza un'email di follow-up da inviare un paio d'ore dopo la prenotazione, se necessario.
9. Abilita Richiedi approvazione per bloccare uno slot mentre organizzi l'accesso o le conferme

10. Limita il numero di ospiti che possono prenotare la stessa risorsa per slot orario, se necessario (ad es., massimo 3 prenotazioni per slot).

    

11. Revisione finale e pubblicazione: Ricontrolla le impostazioni, visualizza l'anteprima del flusso di prenotazione, quindi clicca "Pubblica pagina di prenotazione"

Passaggio 2: Condividi il link per la tua pagina di prenotazione di sale o risorse

1. In alto a destra nell'editor della pagina di prenotazione, clicca su "Condividi". A questo punto, basta copiare il link della prenotazione pubblicata e inserirlo nel tuo sito web, condividerlo via e-mail o in qualsiasi altro luogo in cui desideri che gli utenti possano prenotare con te.

Domande frequenti

Gli utenti possono cancellare o modificare le loro prenotazioni?

Sì. Ogni conferma contiene dei link per modificare la data o annullare la prenotazione.

Come si addebita il costo della prenotazione?

Imposta un prezzo e, se lo desideri, collega il tuo account a Stripe.

Posso richiedere un'approvazione prima delle prenotazioni?

Sì, puoi: scopri come qui.

È possibile che più persone prenotino fasce orarie che si sovrappongono?

No, a meno che tu non imposti la capacità a più di uno. Koalendar previene automaticamente le doppie prenotazioni.

Ecco come aumentare la capacità: