Come utilizzare Koalendar per la prenotazione di sale e risorse

Koalendar semplifica la gestione di sale riunioni, spazi comuni o di coworking e altre risorse limitate, eliminando le doppie prenotazioni e ottimizzando l'accesso. Ecco come configurarlo e iniziare subito a condividere le risorse.

Passaggio 1: Crea una pagina di prenotazione

Crea una pagina di prenotazione per le camere, le sedi o le risorse che desideri mettere a disposizione.

Come configurarlo

1. Vai alla tua dashboard di Koalendar e clicca su «+ Nuova pagina di prenotazione»

   

2. Dagli un titolo chiaro, ad esempio: «Prenotazione spazi comunitari»
3. Definisci la disponibilità della sala o delle risorse (giorni, orari, programma ricorrente) nella sezione "Disponibilità"
4. Imposta le opzioni relative alla durata della prenotazione (ad es. 30, 60 o 90 minuti)
5. Aggiungere un margine di tempo prima e dopo gli appuntamenti per l'allestimento o la pulizia
6. Attiva la sincronizzazione del calendario con Google, Outlook o Apple Calendar perevitare doppie prenotazioni
7. Aggiungi domande personalizzate (se necessario) nella sezione "Modulo di prenotazione"
8. Automatizza promemoria e conferme:
   • Personalizzala tuae-mail di conferma
   • Attivai promemoria via e-mail e SMSper ridurre al minimo le mancate presentazioni
   • Se necessario, imposta e personalizza un'e-mail di follow-up da inviare un paio d'ore dopo la prenotazione
9. Attiva l'opzione "Richiedi approvazione" per riservare uno slot mentre gestisci gli accessi o le conferme

10. Se necessario, limitare il numero di ospiti che possono prenotare la stessa risorsa per fascia oraria (ad es. max 3 prenotazioni per fascia oraria)

    

11. Revisione finale e pubblicazione: ricontrollale impostazioni, visualizza l'anteprima della procedura di prenotazione, quindi fai clic su"Pubblica pagina di prenotazione"

Passaggio 2: Condividi il link alla pagina di prenotazione della tua sala o della tua risorsa

1. In alto a destra nell'editor della pagina di prenotazione, clicca su "Condividi". A questo punto, basta copiare il link della prenotazione pubblicata e inserirlo nel tuo sito web, condividerlo via e-mail o in qualsiasi altro luogo in cui desideri che gli utenti possano prenotare con te.

Domande frequenti

Gli utenti possono cancellare o modificare le loro prenotazioni?

Sì. Ogni conferma contiene dei link per modificare la data o annullare la prenotazione.

Come si addebita il costo della prenotazione?

Imposta un prezzo e, se lo desideri, collega il tuo account a Stripe.

Posso richiedere un'approvazione prima delle prenotazioni?

Sì, puoi: scopri come qui.

È possibile che più persone prenotino fasce orarie che si sovrappongono?

No, a meno che non si imposti una capienza superiore a uno. Koalendar impedisce automaticamente le doppie prenotazioni.

Ecco come aumentare la capacità: