Come utilizzare Koalendar per le prenotazioni di sale e risorse
Koalendar semplifica la gestione di sale conferenze, spazi comuni o di coworking e altre risorse limitate, eliminando le doppie prenotazioni e ottimizzando l'accesso. Ecco come configurarlo e iniziare a condividerlo velocemente.
Passo 1: Crea una pagina di prenotazione
Configura una pagina di prenotazione per le sale, le sedi o le risorse che desideri rendere disponibili.
Come configurarlo
-
Vai su la tua Dashboard Koalendar e clicca “+ Nuova pagina di prenotazione”
- Dagli un titolo chiaro—ad esempio: “Prenotazione Spazi Comunitari”
- Definisci la Disponibilità della sala o delle risorse—giorni, ore, programma ricorrente—sotto "Disponibilità"
- Imposta le opzioni di durata della prenotazione (ad esempio, 30, 60 o 90 minuti)
- Aggiungi un Buffer di tempo prima/dopo le prenotazioni per la preparazione o la pulizia
- Abilita la sincronizzazione del calendario con il tuo calendario Google, Outlook o Apple per evitare doppie prenotazioni
- Aggiungi domande personalizzate (se necessario) nella sezione "Modulo di prenotazione"
- Automatizza promemoria e conferme:
- Personalizza la tua email di conferma
- Abilita promemoria via email e SMS per ridurre al minimo le mancate presentazioni
- Configura e personalizza un'email di follow-up da inviare un paio d'ore dopo la prenotazione, se necessario.
- Abilita Richiedi approvazione per bloccare uno slot mentre organizzi l'accesso o le conferme
-
Limita il numero di ospiti che possono prenotare la stessa risorsa per slot orario, se necessario (ad es., massimo 3 prenotazioni per slot).
- Revisione finale e pubblicazione: Ricontrolla le impostazioni, visualizza l'anteprima del flusso di prenotazione, quindi clicca "Pubblica pagina di prenotazione"
Passaggio 2: Condividi il link per la tua pagina di prenotazione di sale o risorse
- In alto a destra dell'editor della tua pagina di prenotazione, clicca su "Condividi". Poi, ti basterà copiare il link di prenotazione pubblicato e incorporarlo nel tuo sito web, condividerlo via email o in qualsiasi altro luogo in cui desideri che le persone possano prenotare con te.
Domande Frequenti
Gli utenti possono annullare o modificare le proprie prenotazioni?
Sì. Ogni conferma include link per riprogrammare o annullare.
Come faccio a far pagare le prenotazioni?
Imposta un prezzo e, facoltativamente, collega il tuo account a Stripe.
Posso richiedere l'approvazione prima delle prenotazioni?
Sì, è possibile: scopri come qui.
Possono più persone prenotare fasce orarie sovrapposte?
No, a meno che tu non imposti la capacità a più di uno. Koalendar previene automaticamente le doppie prenotazioni.
Ecco come aumentare la capacità:
