Comment utiliser Koalendar pour planifier des entretiens

Koalendar simplifie la coordination des entretiens pour les recruteurs, les responsables du recrutement et les équipes chargées de la gestion des talents, en éliminant les échanges incessants d'e-mails et en synchronisant les calendriers de manière transparente. Voici un guide complet pour le configurer :

Étape 1 : Créer une page de réservation d'entretien

Créez une nouvelle page de réservation pour chaque type d'entretien que vous organisez. Exemples :

• Présélection des candidats
• Entretien technique
• Entretien final avec l'équipe

Comment configurer :

1. Accédez à votre tableau de bord Koalendar et cliquez sur « + Nouvelle page de réservation ».

   

2. Donnez-lui un titre clair, par exemple « Entretien – [Intitulé du poste] ».
3. Paramètres de localisation: choisissez entre une rencontre en personne, par téléphone ou par vidéo (les liens Zoom/Google Meet peuvent être générés automatiquement).
4. Personnalisez vos disponibilités: sélectionnez les créneaux horaires disponibles pour les entretiens.
5. Activez la synchronisation du calendrier avec votre calendrier Google, Outlook ou Apple pouréviter les doubles réservations.
6. Ajouter des questions personnalisées: Demandez des informations clés telles que :
   • Nom complet du candidat
   • Courriel et téléphone
   • Poste postulé
   • Téléchargement du CV (si souhaité), en leur demandant de partager un lien vers leur fichier PDF.
7. Automatisez les rappels et les confirmations :
   • Personnalisez votree-mail de confirmation
   • Activezles rappels par e-mail et SMSpour réduire le nombre de rendez-vous manqués.
   • Configurez l'envoi d'un e-mail de suivi quelques heures après le rendez-vous.
8. Activez l'option «Exiger une approbation» pour réserver un créneau pendant que vous organisez les accès ou les confirmations.
9. Révision finale puis publication : vérifiezles paramètres, prévisualisez le processus de réservation, puis cliquez surPublier.

Étape 2 : Partagez votre lien et intégrez-le à votre site web

Facilitez la prise de rendez-vous pour les candidats directement depuis :

• Pages de description des postes
• E-mails de suivi après la candidature
• Messages de sensibilisation des recruteurs
• La page Carrières de votre entreprise

Partagez votre lien :

• Depuis la page publiée, cliquez surPartageret choisissez parmi les options suivantes : Copier le lien, E-mail, WhatsApp, réseaux sociaux.

Intégrer directement :

• Consultez notre guide poursavoir comment ajouter votre page de réservation à votre site web →

Meilleures pratiques pour les recruteurs

• Créez des pages différentes pour chaque tour d'entretien ou chaque poste.
• Ajoutez des instructions personnalisées ou préparez le matériel nécessaire dans les e-mails de confirmation et de rappel.
• Utilisez des rappels par SMS pour améliorer les taux de participation

Foire aux questions

Puis-je organiser des entretiens collectifs ?

Oui, dans la section « Groupe / Classe » de l'éditeur de votre page de réservation, augmentez la limite d'invités :

Puis-je empêcher les candidats d'annuler ou de reporter eux-mêmes leurs rendez-vous ?

Absolument. Désactivez ce paramètre afin qu'ils soient obligés de vous contacter pour toute modification de leur rendez-vous :