💆 Comment configurer les types de rendez-vous (services)

Les types de rendez-vous (également appelés « services ») vous permettent de proposer plusieurs options réservables sur une seule page Koalendar, chacune avec son propre nom, sa description, sa durée, sa couleur et son prix. C'est la solution idéale pour les entreprises qui proposent plusieurs types de consultations, de soins, de cours ou de séances à partir d'un seul lien.

✅ Étape 1 : Activer les types de rendez-vous

1. Ouvrez votre éditeur de page de réservation.
2. Faites défiler la page jusqu'à la section « Types de rendez-vous (services) ».
3. Activez cette option et créez votre premier type de rendez-vous.

Lorsque cette option est désactivée, votre page de réservation propose un seul rendez-vous avec les durées par défaut de la page. Activez-la dès que vous souhaitez proposer plusieurs options.

✅ Étape 2 : Ajoutez votre premier type de rendez-vous

1. Dans la section « Types de rendez-vous (services) », cliquez sur « Ajouter un type de rendez-vous ».
2. Remplissez la fenêtre contextuelle :
   • Nom (obligatoire) — ce que verront vos invités (par exemple, « Massage de 30 minutes »).
   • Description — une brève présentation du contenu.
   • Durée — la durée du rendez-vous, avec un sélecteur d'unité (minutes / heures / jours).
   • Couleur — permet de distinguer visuellement les différents types de rendez-vous sur la page de réservation et dans votre calendrier connecté.
   • Prix — laissez ce champ vide pour que ce soit gratuit, ou indiquez un montant et une devise.
   • Catégories — tapez pour ajouter une nouvelle catégorie ou sélectionnez-en une existante (plus d'informations à ce sujet à l'étape 3).
   • Intervenants et ressources — désignez les membres de l'équipe ou les ressources pouvant être réservés pour ce type de rendez-vous (plus d'informations à ce sujet à l'étape 4).
3. Cliquez sur « Appliquer ».

Répétez cette étape pour chaque type de rendez-vous que vous souhaitez proposer. Vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez.

✅ Étape 3 : Regrouper les types de rendez-vous par catégories

Les catégories permettent aux invités de trouver plus rapidement ce dont ils ont besoin lorsque vous proposez de nombreux services.

Dans le champ « Catégories » de la fenêtre contextuelle du type de rendez-vous, vous pouvez :

• Sélectionnez une catégorie existante dans le menu déroulant, ou
• Saisissez un nouveau nom pour créer une catégorie à la volée.

Dès que deux types de rendez-vous ou plus appartiennent à la même catégorie, ils seront regroupés sous cette rubrique sur votre page de réservation publique. Exemples courants :

• Un masseur proposant des services de « massage », « massage des pieds » et « options supplémentaires ».
• Un salon proposant des « coupes », des « colorations » et des « soins ».
• Une clinique proposant des « consultations », des « interventions » et des « suivis ».

✅ Étape 4 : Attribuer des hôtes ou des ressources spécifiques

Tous les animateurs ou toutes les ressources ne doivent pas nécessairement être disponibles pour chaque type de rendez-vous. Dans la section « Animateurs et ressources » de la fenêtre contextuelle :

1. Les hôtes/ressources existants sont représentés sous forme de puces amovibles.
2. Cliquez sur « Ajouter des hôtes ou des ressources » → pour ajouter un nouvel élément.
3. Pour supprimer un hôte ou une ressource, cliquez sur le « × » situé sur sa fiche.

Cas d'utilisation courants :

• Un salon où seuls certains coiffeurs réalisent des colorations.
• Une clinique où seuls certains praticiens pratiquent des interventions spécifiques.
• Un établissement où un traitement nécessite une salle ou un équipement spécifique.

La disponibilité pour un type de rendez-vous donné est calculée à partir des calendriers des hôtes (ou des ressources) qui lui sont affectés.

✅ Étape 5 : Encaisser automatiquement les paiements avec Stripe

Facturez tout type de rendez-vous directement via Koalendar.

1. Connectez votre compte Stripe dans Intégrations → Stripe.
2. Ouvrez le type de rendez-vous pour lequel vous souhaitez facturer.
3. Entrez un prix et sélectionnez la devise.
4. Cliquez sur « Appliquer ».

Les invités devront effectuer le paiement au cours du processus de réservation, et le rendez-vous ne sera confirmé qu'une fois le paiement effectué.

Vous avez besoin d'aide concernant Stripe ? Consultez notre FAQ sur l'intégration de Stripe.

✅ Étape 6 : Réorganiser vos types de rendez-vous

L'ordre dans l'éditeur correspond à l'ordre dans lequel les invités les verront.

1. Dans la section « Types de rendez-vous (services) », cliquez sur la poignée de défilement ↕ située à gauche de n'importe quel type de rendez-vous.
2. Faites-le glisser vers le haut ou vers le bas pour le reclasser.
3. La nouvelle commande est enregistrée automatiquement.

✅ Étape 7 : Activer ou désactiver un type de rendez-vous

Vous n'avez pas besoin de supprimer un type de rendez-vous pour le masquer : il suffit de le désactiver à l'aide du bouton situé à droite de chaque ligne.

• Activé: visible et réservable sur votre page publique.
• Désactivé: cette option est masquée pour les invités, mais elle reste enregistrée dans votre compte afin que vous puissiez la réactiver ultérieurement.

Utile pour les offres saisonnières, les articles temporairement indisponibles ou les types de rendez-vous que vous êtes encore en train de mettre au point.

✅ Étape 8 : Dupliquer un type de rendez-vous

Pour créer rapidement une variante (par exemple, une version de 60 minutes d'un service existant de 30 minutes), cliquez sur l'icône de copie située sur la ligne. Un double est alors créé avec les mêmes paramètres : il vous suffit de modifier le nom, la durée ou le prix selon vos besoins.

✅ Étape 9 : Afficher une barre de recherche (pour les pages comportant de nombreux types de rendez-vous)

Si votre liste est longue, vous pouvez afficher un champ de recherche sur votre page de réservation afin que les invités puissent trouver rapidement ce qu'ils cherchent.

Dans l'éditeur de votre page de réservation, activez l'option « Afficher la barre de recherche ».

Nous vous recommandons d'activer cette option dès que vous disposez de plus de 8 à 10 types de rendez-vous.

✅ Étape 10 : Activer la sélection multiple

Si les clients réservent souvent plusieurs types de rendez-vous lors d'une même visite (par exemple, un massage et une prestation complémentaire), activez la sélection multiple.

• Activé: les invités peuvent sélectionner plusieurs types de rendez-vous lors d'une même réservation. Koalendar calcule automatiquement la durée totale et le prix.
• Désactivé: les invités choisissent un seul type de rendez-vous par réservation.

💡 Meilleures pratiques

• Choisissez des noms courts et clairs: « Massage de 30 minutes » est préférable à « Première séance de massage thérapeutique de 30 minutes ».
• Utilisez un code couleur de manière cohérente: regroupez les types de rendez-vous similaires (par exemple, tous les massages en vert, toutes les prestations complémentaires en bleu) pour obtenir un calendrier plus clair.
• Rédigez vos descriptions comme s'il s'agissait d'un menu: indiquez aux invités ce qui est proposé, à qui s'adresse l'événement et à quoi ils peuvent s'attendre.
• Masquez plutôt que de supprimer les types de rendez-vous que vous pourriez vouloir réactiver plus tard : vous conserverez ainsi l'intégralité de votre historique de réservations.
• Trier par popularité — affichez vos options les plus réservées en haut de la liste.
• Pour offrir la meilleure expérience possible aux invités, combinez les catégories et la fonction de recherche sur les pages proposant plus de 10 types de rendez-vous.

ℹ️ Foire aux questions

Y a-t-il une limite au nombre de types de rendez-vous que je peux créer ?

Non, vous pouvez en créer autant que vous le souhaitez sur une seule page de réservation.

Les différents types de rendez-vous peuvent-ils avoir des durées et des tarifs différents ?

Oui. Chaque type de rendez-vous a sa propre durée, sa propre couleur, son propre prix et ses propres animateurs/ressources, et est totalement indépendant des autres.

Que se passe-t-il lorsqu'un invité sélectionne plusieurs types de rendez-vous ?

Lorsque la sélection multiple est activée, Koalendar calcule la durée totale et le prix, puis n'affiche que les créneaux horaires suffisamment longs pour accueillir tous les types de rendez-vous sélectionnés.

Puis-je proposer certains types de rendez-vous gratuitement et faire payer les autres ?

Oui — laissez le champ « Prix » vide pour que ce soit gratuit, ou indiquez un prix.

Puis-je attribuer le même animateur à plusieurs types de rendez-vous ?

Tout à fait. Les hôtes et les ressources peuvent être affectés à autant de types de rendez-vous que vous le souhaitez.

Comment créer une nouvelle catégorie ?

Il suffit de saisir le nom de la nouvelle catégorie dans le champ « Catégories » lorsque vous ajoutez ou modifiez un type de rendez-vous : celle-ci sera créée automatiquement et sera également disponible pour les futurs types de rendez-vous.