Como usar o Koalendar para reuniões em grupo, aulas ou webinars

O Koalendar facilita a organização de sessões com vários participantes — ideal para aulas em grupo, visitas guiadas, workshops, eventos presenciais ou webinars.

✅ Passo 1: Definir a capacidade do grupo

1. Abra o Editor da sua página de reservas.
2. Role a página até a seção “Grupo/Turma ”.
3. Defina o número máximo de pessoas permitidas por horário. (O padrão é 1.)

Se os seus convidados puderem adicionar acompanhantes durante a reserva, esses acompanhantes também serão contabilizados na capacidade total do grupo.

Assim que o limite for atingido (incluindo convidados), o horário ficará automaticamente indisponível.

✅ Passo 2: Escolha como os eventos do calendário serão exibidos

Logo abaixo da configuração do tamanho do grupo, você encontrará opções sobre como as reservas aparecem no seu calendário conectado:

• Evento único com todos os participantes: um evento no calendário por horário reservado, exibindo os nomes e e-mails de todos os participantes.
• Um evento por participante: você receberá um evento no calendário para cada pessoa que fizer a reserva.

Escolha o que funciona melhor para o seu fluxo de trabalho ou estilo de apresentação.

✅ Etapa 3: Opcional – Mostrar vagas restantes

Você também pode optar por exibir ou não o número de vagas restantes na página da sua reserva.

• Ativado: Os convidados verão quantas vagas ainda restam para cada horário (por exemplo, “3 vagas restantes”).
• Desativado: Os convidados não verão isso — as vagas aparecerão como disponíveis até serem preenchidas.

💡 Melhores práticas

• Use esta configuração para workshops, visitas guiadas ao campus, chamadas de integração, webinars ou qualquer sessão em formato de grupo.
• Combine com a cobrança de pagamentos, caso a cobrança seja feita por participante.
• Envie lembretes automáticos por e-mail e SMS para reduzir o número de faltas e melhorar as taxas de comparecimento.
• Envie um e-mail de acompanhamento para enviar materiais ou gravações após a sessão.
• Adicione um limite total de reservas se desejar restringir o número total de reservas em toda a sua página (e não apenas por horário).

ℹ️ Perguntas frequentes

O número de hóspedes afeta a disponibilidade?

Sim — cada convidado adicionado por um convidado conta para a capacidade total desse horário.

O que acontece quando o limite do grupo é atingido?

O horário fica indisponível e desaparece da página de reservas.

Os convidados poderão ver quem mais se inscreveu?

Não — apenas os dados pessoais deles. Você poderá ver a lista completa de participantes no seu calendário e no painel de controle.