Como usar uma lista de espera na sua página de reservas
Quando um horário já está ocupado ou não for adequado para os visitantes, eles podem se inscrever na sua lista de espera em vez de saírem do site. O Koalendar envia um e-mail assim que surgir um horário disponível, e você pode ver quem está na lista de espera e fazer a reserva diretamente.
🧭 Neste guia
- ✅ Ativar a lista de espera
- ✅ O que seus visitantes veem
- ✅ Como funcionam os alertas de abertura
- ✅ Os visitantes podem gerenciar sua solicitação
- ✅ Veja quem está na fila e marque uma consulta com essa pessoa
- ✅ Receba uma notificação quando alguém entrar
- 💡 Melhores práticas
- ℹ️ Perguntas frequentes
✅ Passo 1: Ativar a lista de espera
- Abra o Editor da sua página de reservas.
- Abra a seção “Disponibilidade ”.
- Ative a opção “Lista de espera” e salve a página.
Assim que as pessoas começarem a se inscrever, você verá quantas estão na lista de espera logo abaixo do botão, junto com um link “Gerenciar lista de espera ”.
✅ Etapa 2: O que seus visitantes veem
Depois de escolher uma data, os visitantes veem a mensagem “Não conseguiu encontrar um horário adequado? Inscreva-se na lista de espera ” abaixo dos horários disponíveis. Se não houver mais horários disponíveis para uma determinada data, a lista de espera é oferecida imediatamente.
Para sessões em grupo, quando um horário está lotado, a mensagem “Lotado · Notifique-me” é exibida em vez de desaparecer, para que os visitantes possam solicitar ser avisados caso uma vaga seja liberada.
Os visitantes então dizem o que funciona para eles:
- Quais datas são convenientes para você? O dia selecionado, os próximos 7 ou 30 dias, ou um intervalo de datas personalizado (até 30 dias).
- Horário do dia: A qualquer hora, de manhã, à tarde, à noite ou um intervalo personalizado.
- Dias da semana: Todos os dias, dias úteis, fins de semana ou dias específicos.
- Se sua página apresentar vários serviços ou provedores de hospedagem, quais deles os clientes consideram satisfatórios (ou qualquer provedor disponível).
Eles concluem o processo inserindo seu nome e e-mail.
✅ Etapa 3: Como funcionam os alertas de abertura
Quando surge um horário que corresponde às preferências de alguém (por exemplo, após um cancelamento, um reagendamento ou uma alteração na sua disponibilidade), o Koalendar envia a essa pessoa um e-mail com o assunto “Surgiu uma vaga para [sua página]”, apresentando até 5 horários compatíveis e um link “Agendar este horário” para cada um deles.
- Todas as pessoas cujas preferências correspondam são notificadas, e a primeira pessoa a fazer a reserva fica com a vaga. Quem não conseguir a vaga fica na lista de espera para a próxima vaga disponível.
- Cada pessoa recebe, no máximo, um alerta a cada 6 horas, para que ninguém seja inundado com e-mails.
- Uma solicitação é encerrada quando a pessoa faz a reserva, sai da lista de espera ou quando as datas indicadas já passaram.
✅ Etapa 4: Os visitantes podem gerenciar sua solicitação
Todos os e-mails da lista de espera incluem um link para “Editar preferências” ou “Sair da lista de espera ”. Esse link abre uma página privada onde os visitantes podem revisar ou editar suas preferências, agendar um horário compatível que esteja disponível no momento ou sair da lista de espera.
✅ Etapa 5: Veja quem está na fila e marque uma consulta com essa pessoa
No seu Painel, qualquer página de agendamento com pessoas na lista de espera exibe a indicação “X na lista de espera ”. Clique nela para abrir a lista de espera. Você também pode abri-la a partir do menu ⋯ da página ou por meio da opção “Gerenciar lista de espera ” no editor.
A lista de espera está dividida nas abas “Em espera”, “Vencida” e “Reservada ”. Cada solicitação mostra os horários preferidos da pessoa e quando ela se inscreveu. A partir daqui, você pode:
- Agende um horário diretamente para eles. O Koalendar avisa se o horário estiver fora do intervalo solicitado por eles.
- Edite as preferências ou remova da lista de espera no menu ⋯.
Clique em + Adicionar à lista de espera para adicionar alguém você mesmo, por exemplo, após uma ligação. Insira o nome, o e-mail e os horários preferidos dessa pessoa, e ela receberá alertas da mesma forma que os visitantes que se inscreveram pela sua página.
✅ Etapa 6 (opcional): Receba uma notificação quando alguém entrar no grupo
Quer receber um e-mail sempre que alguém se inscrever? Clique no seu nome no canto superior direito, abra “Conta” e ative a opção “Inscrições na lista de espera ” em “Notificações por e-mail”. Essa opção aparece assim que você tiver uma página de reservas publicada com a lista de espera ativada.
Você receberá um e-mail com o nome da pessoa, seu endereço de e-mail e os horários preferidos, além de um link para a lista de espera do Review.
💡 Melhores práticas
- Mencione a lista de espera na descrição da sua página de reservas para que os visitantes mais ocupados saibam que ainda podem conseguir uma vaga.
- Ative a lista de espera para páginas populares e sessões em grupo que costumam ficar lotadas.
- Verifique sua lista de espera antes de disponibilizar vagas adicionais. Você pode agendar diretamente as pessoas que estão na lista de espera, em vez de esperar que elas vejam um alerta.
ℹ️ Perguntas frequentes
Inscrever-se na lista de espera garante uma vaga?
Não. É uma lista de notificações. Quando surge um horário disponível, a primeira pessoa a fazer a reserva fica com ele.
As pessoas na lista de espera vão receber muitos e-mails indesejados?
Não. Cada pessoa recebe, no máximo, um alerta de vaga a cada 6 horas, com até 5 horários disponíveis nele.
O que acontece quando alguém faz uma reserva a partir da lista de espera?
O pedido deles passa para a aba “Registrado” e eles deixam de receber alertas.
O que acontece quando as datas de uma solicitação já passaram?
Ele é movido para a aba “Expirados” e não são mais enviados alertas.
Os visitantes podem alterar suas preferências depois de se cadastrarem?
Sim. Eles podem usar o link presente em qualquer e-mail da lista de espera para alterar suas preferências ou sair da lista de espera.