Come utilizzare Koalendar per riunioni di gruppo, lezioni o webinar

Koalendar facilita l'organizzazione di sessioni con più partecipanti, ideale per lezioni di gruppo, tour, workshop, eventi in presenza o webinar.

✅ Passo 1: Imposta la capacità del gruppo

1. Apri il tuo Editor della pagina di prenotazione.
2. Scorri fino alla sezione Gruppo / Classe.
3. Imposta il numero massimo di persone consentite per slot orario. (Il valore predefinito è 1.)

Se i tuoi invitati possono aggiungere ospiti durante la prenotazione, anche questi ospiti vengono conteggiati nella capacità totale del gruppo.

Una volta raggiunto il limite (inclusi gli ospiti), lo slot orario diventerà automaticamente non disponibile.

✅ Passaggio 2: Scegli come vengono visualizzati gli eventi del calendario

Subito sotto l'impostazione della dimensione del gruppo, troverai le opzioni su come le prenotazioni appaiono nel tuo calendario collegato:

• Evento singolo con tutti i partecipanti: Un evento di calendario per ogni slot di gruppo che mostra i nomi e le email di tutti i partecipanti.
• Evento separato per partecipante: Riceverai un evento nel calendario per ogni persona che prenota.

Scegli ciò che funziona meglio per il tuo flusso di lavoro o il tuo stile di presentazione.

✅ Passo 3: Opzionale – Mostra i posti rimanenti

Puoi anche scegliere se visualizzare o meno il numero di posti rimanenti sulla tua pagina di prenotazione.

• Abilitato: Gli invitati vedranno quanti posti sono rimasti per ogni slot orario (ad esempio, “3 posti rimasti”).
• Disabilitato: Gli invitati non vedranno questa opzione; le fasce orarie appariranno disponibili fino a quando non saranno prenotate.

💡 Migliori pratiche

• Utilizza questa configurazione per workshop, tour del campus, chiamate di onboarding, webinar o qualsiasi sessione di gruppo.
• Abbinare alla riscossione dei pagamenti se si addebita per partecipante.
• Invia Promemoria automatici via email e SMS per ridurre i no-show e migliorare i tassi di partecipazione.
• Utilizza un'Email di follow-up per inviare materiali o registrazioni dopo la sessione.
• Aggiungi un Limite totale di prenotazioni se desideri limitare tutte le prenotazioni sulla tua pagina (non solo per singola fascia oraria).

ℹ️ Domande Frequenti

Il numero di ospiti influenza la Disponibilità?

Sì, ogni ospite aggiunto da un invitato contribuisce alla capacità totale di quello slot orario.

Cosa succede quando viene raggiunto il limite di gruppo?

Lo slot diventa non disponibile e scompare dalla pagina di prenotazione.

Gli invitati vedranno chi altro ha prenotato?

No, solo i loro dettagli. Vedrai l'elenco completo dei partecipanti sul tuo calendario e sulla Dashboard.