Come utilizzare Koalendar per riunioni di gruppo, lezioni o webinar

Koalendar facilita l'organizzazione di sessioni con più partecipanti, ideale per lezioni di gruppo, tour, workshop, eventi in presenza o webinar.

✅ Passaggio 1: Imposta la capienza del gruppo

1. Apri l'editor della pagina di prenotazione.
2. Scorri verso il basso fino alla sezione «Gruppo / Classe ».
3. Imposta il numero massimo di persone consentite per slot orario. (Il valore predefinito è 1.)

Se i tuoi invitati possono aggiungere altri ospiti durante la prenotazione, anche questi ultimi vengono conteggiati ai fini della capienza totale del gruppo.

Una volta raggiunto il limite (inclusi gli ospiti), lo slot orario diventerà automaticamente non disponibile.

✅ Passaggio 2: Scegli come visualizzare gli eventi del calendario

Subito sotto l'impostazione relativa alla dimensione del gruppo, troverai le opzioni relative alla modalità di visualizzazione delle prenotazioni nel tuo calendario collegato:

• Evento singolo con tutti i partecipanti: un evento nel calendario per ogni fascia oraria di gruppo, con l'elenco dei nomi e degli indirizzi e-mail di tutti i partecipanti.
• Un evento per partecipante: riceverai un evento in calendario per ogni persona che effettua la prenotazione.

Scegli la soluzione più adatta al tuo flusso di lavoro o al tuo stile di presentazione.

✅ Fase 3: Facoltativo – Mostra i posti rimanenti

Puoi anche scegliere se visualizzare o meno il numero di posti disponibili nella pagina della prenotazione.

• Abilitato: Gli invitati vedranno quanti posti sono rimasti per ogni slot orario (ad esempio, “3 posti rimasti”).
• Disabilitato: gli invitati non vedranno questa opzione; i posti risulteranno disponibili finché non saranno occupati.

💡 Buone pratiche

• Utilizza questa configurazione per workshop, visite guidate al campus, chiamate di benvenuto, webinar o qualsiasi altra sessione di gruppo.
• Se il costo è a partecipante, abbinare questa opzione alla riscossione del pagamento.
• Invia promemoria automatici via e-mail e SMS per ridurre le assenze ingiustificate e migliorare i tassi di partecipazione.
• Utilizza un'Email di follow-up per inviare materiali o registrazioni dopo la sessione.
• Aggiungi un limite totale di prenotazioni se desideri limitare il numero complessivo di prenotazioni sulla tua pagina (non solo per ogni fascia oraria).

ℹ️ Domande frequenti

Il numero di ospiti influenza la Disponibilità?

Sì, ogni ospite aggiunto da un invitato contribuisce alla capacità totale di quello slot orario.

Cosa succede quando viene raggiunto il limite del gruppo?

Lo slot non è più disponibile e scompare dalla pagina di prenotazione.

Gli invitati potranno vedere chi altro ha prenotato?

No, solo i loro dettagli. Vedrai l'elenco completo dei partecipanti sul tuo calendario e sulla Dashboard.