Come utilizzare una lista d'attesa sulla tua pagina di prenotazione

Quando un appuntamento Slot orario è già stato prenotato o non è adatto alle esigenze dei visitatori, questi ultimi possono iscriversi alla tua lista d'attesa invece di andarsene. Koalendar invia loro un'e-mail non appena si libera un orario compatibile, e tu puoi vedere chi è in attesa e prenotare tu stesso l'appuntamento.

🧭 In questa guida

1. ✅ Attiva la lista d'attesa
2. ✅ Cosa vedono i tuoi visitatori
3. ✅ Come funzionano gli avvisi di apertura
4. ✅ I visitatori possono gestire la propria richiesta
5. ✅ Scopri chi è in attesa e prenota un appuntamento con loro
6. ✅ Ricevi una notifica quando qualcuno si unisce al gruppo
7. 💡 Migliori pratiche
8. ℹ️ Domande frequenti

✅ Passaggio 1: Attiva la lista d'attesa

1. Apri il tuo Editor della pagina di prenotazione.
2. Apri la sezione " Disponibilità ".
3. Attiva l’opzione “Lista d’attesa” e salva la pagina.

Non appena le persone inizieranno a iscriversi, vedrai quante sono in lista d'attesa proprio sotto il pulsante a levetta, insieme al link "Gestisci lista d'attesa ".

✅ Fase 2: Cosa vedono i tuoi visitatori

Dopo aver scelto una data, ai visitatori viene mostrato il messaggio “Non riesci a trovare un orario adatto? Iscriviti alla lista d’attesa ” sotto gli orari disponibili. Se per una data non ci sono più orari disponibili, viene loro proposta immediatamente la lista d’attesa.

Per le sessioni di gruppo, la pagina " Slot orario " mostra l'opzione " Pieno · Avvisami" invece di scomparire, in modo che i visitatori possano richiedere di essere avvisati qualora si liberasse un posto.

I visitatori ti dicono poi cosa funziona per loro:

• Quali date ti vanno bene? Il giorno selezionato, i prossimi 7 o 30 giorni, oppure un intervallo di date personalizzato (fino a 30 giorni).
• Ora del giorno: in qualsiasi momento, mattina, pomeriggio, sera o un intervallo personalizzato.
• Giorni della settimana: tutti i giorni, giorni feriali, fine settimana o giorni specifici.
• Se la tua pagina presenta diversi servizi o provider, quali sono quelli di cui sono soddisfatti (o qualsiasi provider disponibile).

Per concludere, inseriscono il proprio nome e indirizzo e-mail.

✅ Fase 3: Come funzionano gli avvisi di apertura

Quando si libera una fascia oraria che corrisponde alle preferenze di un utente (ad esempio in seguito a una cancellazione, a una riprogrammazione o a una modifica della tua disponibilità), Koalendar gli invia un’e-mail dal titolo “Si è liberato un posto per [la tua pagina]” con un massimo di 5 fasce orarie corrispondenti e un link “Prenota questa fascia oraria ” per ciascuna di esse.

• Tutti coloro le cui preferenze corrispondono ricevono una notifica, e il primo a prenotare ottiene il posto. Chi non riesce a prenotarlo rimane in lista d'attesa per il prossimo posto disponibile.
• Ogni persona riceve al massimo un avviso ogni 6 ore, in modo che nessuno venga sommerso da e-mail.
• Una richiesta si conclude quando la persona effettua la prenotazione, esce dalla lista d'attesa o le date indicate sono trascorse.

✅ Fase 4: I visitatori possono gestire la propria richiesta

Ogni e-mail relativa alla lista d'attesa include un link "Modifica preferenze" o "Esci dalla lista d'attesa". Cliccandoci sopra si apre una pagina privata in cui i visitatori possono controllare o modificare le proprie preferenze, prenotare un orario compatibile attualmente disponibile oppure uscire dalla lista d'attesa.

✅ Passaggio 5: Guarda chi è in attesa e prenota

Sulla tua Dashboard, qualsiasi pagina di prenotazione con persone in lista d'attesa mostra l'etichetta "X in attesa". Cliccaci sopra per aprire la lista d'attesa. Puoi anche aprirla dal menu ⋯ della pagina o tramite "Gestisci lista d'attesa " nell'editor.

La lista d'attesa è suddivisa nelle schede "In attesa", "Scadute" e "Prenotate". Ogni richiesta mostra gli orari preferiti della persona e la data di iscrizione. Da qui è possibile:

• Prenota direttamente un orario per loro. Koalendar ti avvisa se l'orario non rientra in quello da loro richiesto.
• Modifica le preferenze o Rimuovi dalla lista d'attesa dal menu ⋯.

Clicca su “+ Aggiungi alla lista d’attesa” per aggiungere tu stesso qualcuno, ad esempio dopo una telefonata. Inserisci il nome, l’indirizzo e-mail e gli orari preferiti della persona, che riceverà così le notifiche proprio come i visitatori che si sono registrati dalla tua pagina.

✅ Passaggio 6 (facoltativo): ricevi una notifica quando qualcuno si unisce al gruppo

Vuoi ricevere un’e-mail ogni volta che qualcuno si iscrive alla lista d’attesa? Clicca sul tuo nome in alto a destra, apri “Account” e attiva l’opzione “Iscrizioni alla lista d’attesa ” nella sezione “Notifiche via e-mail”. Questa opzione è disponibile solo se hai pubblicato una pagina di prenotazione con la lista d’attesa attivata.

Riceverai un'e-mail con il nome della persona, il suo indirizzo e-mail e gli orari preferiti, oltre a un link alla lista d'attesa per le recensioni.

💡 Migliori pratiche

• Indica la lista d'attesa nella descrizione della pagina di prenotazione, così i visitatori più indaffarati sapranno che possono comunque partecipare.
• Attiva la lista d'attesa per le pagine più popolari e le sessioni di gruppo che spesso registrano il tutto esaurito.
• Controlla la lista d'attesa prima di rendere disponibili ulteriori posti. Puoi prenotare direttamente le persone in lista d'attesa invece di aspettare che vedano una notifica.

ℹ️ Domande Frequenti

Iscriversi alla lista d'attesa garantisce un posto?

No. È una lista di notifiche. Quando si libera un orario disponibile, il primo che lo prenota se lo aggiudica.

Le persone in lista d'attesa riceveranno un'ondata di email indesiderate?

No. Ogni persona riceve al massimo un avviso di apertura ogni 6 ore, con un massimo di 5 orari corrispondenti al suo interno.

Cosa succede quando qualcuno prenota dalla lista d'attesa?

La loro richiesta viene spostata nella scheda " Prenotato " e smettono di ricevere notifiche.

Cosa succede quando le date di una richiesta sono scadute?

Viene spostato nella scheda “Scaduti ” e non vengono più inviati avvisi.

I visitatori possono modificare le proprie preferenze dopo essersi registrati?

Sì. Possono utilizzare il link presente in qualsiasi e-mail relativa alla lista d'attesa per modificare le proprie preferenze o cancellarsi dalla lista d'attesa.