Comment utiliser Koalendar pour les réunions de groupe, les cours ou les webinaires

Koalendar facilite l'organisation de sessions avec plusieurs participants, ce qui est idéal pour les cours collectifs, les visites guidées, les ateliers, les événements en présentiel ou les webinaires.

✅ Étape 1 : Définir la capacité du groupe

1. Ouvrez votre éditeur de page de réservation.
2. Faites défiler vers le bas jusqu'à la section Groupe / Classe.
3. Définissez le nombre maximal de personnes autorisées par créneau horaire. (La valeur par défaut est 1.)

Si vos invités peuvent ajouter des personnes lors de la réservation, celles-ci sont également prises en compte dans la capacité totale du groupe.

Une fois la limite atteinte (invités compris), le créneau horaire deviendra automatiquement indisponible.

✅ Étape 2 : Choisissez comment les événements du calendrier sont affichés

Juste en dessous du paramètre de taille du groupe, vous trouverez des options permettant de définir l'affichage des réservations dans votre calendrier connecté :

• Événement unique avec tous les participants: un événement de calendrier par créneau de groupe affichant les noms et adresses e-mail de tous les participants.
• Événement distinct par participant: vous recevrez un événement de calendrier pour chaque personne qui réserve.

Choisissez ce qui convient le mieux à votre flux de travail ou à votre style de présentation.

✅ Étape 3 : Facultatif – Afficher les places restantes

Vous pouvez également choisir d'afficher ou non le nombre de places restantes sur votre page de réservation.

• Activé: les invités verront combien de places sont encore disponibles pour chaque créneau horaire (par exemple, « 3 places restantes »).
• Désactivé: les invités ne verront pas cela — les places apparaissent comme disponibles jusqu'à ce qu'elles soient remplies.

💡 Meilleures pratiques

• Utilisez cette configuration pour les ateliers, les visites de campus, les appels d'intégration, les webinaires ou toute autre session en groupe.
• Combiner avec le recouvrement des paiements si la facturation se fait par participant.
• Envoyez des rappels automatiques par e-mail et SMS pour réduire le nombre de rendez-vous manqués et améliorer les taux de participation.
• Utilisez un e-mail de suivi pour envoyer des documents ou des enregistrements après la session.
• Ajoutez une limite totale de réservations si vous souhaitez plafonner toutes les réservations sur votre page (et pas seulement par créneau).

ℹ️ Foire aux questions

Le nombre d'invités a-t-il une incidence sur la disponibilité ?

Oui, chaque invité ajouté par une personne invitée est pris en compte dans la capacité totale de ce créneau horaire.

Que se passe-t-il lorsque la limite du groupe est atteinte ?

Le créneau devient indisponible et disparaît de la page de réservation.

Les invités verront-ils qui d'autre s'est inscrit ?

Non, uniquement leurs propres informations. Vous verrez la liste complète des participants sur votre calendrier et votre tableau de bord.