Comment vendre des forfaits de séances

Vendez un forfait de séances depuis votre page de réservation. Les clients paient une seule fois, puis réservent chaque séance quand ils le souhaitent grâce à un lien privé. Aucun compte ni mot de passe n'est nécessaire.

🧭 Dans ce guide

1. ✅ Créer un colis
2. ✅ Gérer vos colis
3. ✅ Comment les clients achètent-ils un forfait?
4. ✅ Comment les clients réservent leurs séances
5. ✅ Suivre les colis et les paiements
6. ✅ Remettre un colis à un client
7. 💡 Bonnes pratiques
8. ℹ️ Foire aux questions

✅ Étape 1 : Créer un paquet

1. Ouvrez l'éditeur de votre page de réservation et accédez à la section « Tarifs ». Si votre page utilise des types de rendez-vous (services), vous trouverez les forfaits dans la section « Services ».
2. Dans la section « Packages », cliquez sur « Ajouter un package ».

Remplissez les informations relatives au colis :

1. Nom du forfait : ce que voient les clients, par exemple « 5 séances de coaching ».
2. Nombre de séances comprises.
3. Prix forfaitaire pour l'ensemble du forfait. Les clients voient le prix par séance et le montant des économies réalisées par rapport à la réservation de séances individuelles.
4. Description (facultative).
5. Expiration après (jours) : durée pendant laquelle les clients peuvent utiliser leurs sessions. Laissez ce champ vide si le forfait n'expire jamais. Cette option se trouve dans la section « Afficher la configuration avancée ».
6. Visibilité : les forfaits publics apparaissent sur votre page de réservation. Les forfaits accessibles uniquement via un lien sont masqués, et seules les personnes disposant du lien correspondant peuvent les acheter.

Si votre page propose des services, sélectionnez également les « Services inclus » que les clients peuvent réserver avec la formule. Cliquez sur « Créer une formule », puis enregistrez votre page de réservation.

✅ Étape 2 : Gérer vos colis

Chaque module de la liste comporte les commandes suivantes :

1. Bouton « Activé/Désactivé » : un forfait désactivé ne peut pas être acheté. Les clients qui le possèdent déjà peuvent continuer à réserver leurs séances.
2. Copier le lien vers le forfait : partagez un lien direct permettant d'acheter ce forfait, par exemple dans un e-mail ou sur votre site web. Enregistrez d'abord votre page de réservation pour obtenir le lien.
3. Dupliquez le paquet.
4. Supprimez le paquet.

Faites glisser les paquets en les saisissant par la poignée située à gauche pour modifier leur ordre. Cliquez sur un paquet pour le modifier.

✅ Étape 3 : Comment les clients achètent-ils un forfait ?

Les forfaits publics sont répertoriés sur votre page de réservation, sous la session unique.

Lorsqu'un client clique sur « Acheter » (ou ouvre le lien vers votre offre), voici ce qu'il voit :

1. Le prix du forfait, le prix par séance, le montant des économies réalisées et la durée de validité du forfait.
2. Un formulaire succinct pour leur nom et leur adresse e-mail.
3. Le bouton permettant de télécharger le fichier.

Le paiement s'effectue conformément aux paramètres de paiement de votre page :

• Stripe : les clients paient par carte lors du paiement.
• PayPal : les clients reçoivent votre lien de paiement PayPal.
• Ne percevez pas le paiement : le colis est enregistré comme « non payé », et vous le marquez comme « payé » lorsque vous recevez l'argent.

Une fois cette étape terminée, le client voit s'afficher le message « Votre forfait est prêt » et peut réserver sa première séance immédiatement.

✅ Étape 4 : Comment les clients réservent leurs séances

Les clients reçoivent également un e-mail intitulé « Votre colis est prêt », qui comporte un bouton « Réserver une séance ». Ce bouton correspond à leur lien de réservation personnel, qu'ils peuvent utiliser chaque fois qu'ils souhaitent effectuer une réservation.

Grâce à ce lien, votre page de réservation affiche le forfait et le nombre de séances restantes. Les clients choisissent un créneau horaire comme d'habitude et n'ont pas à payer à nouveau.

• Les clients peuvent réserver plusieurs séances à la fois, dans la limite du nombre de séances restantes.
• Une séance annulée est automatiquement réintégrée dans le forfait.
• Les séances doivent avoir lieu avant l'expiration du forfait.
• Les e-mails de confirmation de réservation indiquent le nombre de séances restantes et contiennent un lien permettant de réserver la suivante.
• Lorsque toutes les sessions ont été utilisées ou que le forfait a expiré, les clients peuvent en acheter un autre.

✅ Étape 5 : Suivi des colis et des paiements

À chaque achat d'un forfait, vous recevez un e-mail indiquant le nom du client, le forfait et le prix. Si le forfait n'a pas encore été réglé, cliquez sur « Marquer comme payé » dès que vous avez reçu le paiement.

Pour consulter les forfaits d'un client, rendez-vous dans la rubrique « Contacts » et ouvrez la fiche du client. La section « Forfaits » indique le nombre de séances restantes, la date d'expiration et si le forfait a été payé. De là, vous pouvez copier le lien de réservation ou modifier le forfait (nombre total de séances, date d'expiration et statut de paiement), par exemple après un remboursement.

Les réservations effectuées dans le cadre d'un forfait sont également signalées par un badge « Forfait » dans votre liste de réservations.

✅ Étape 6 (facultative) : Remettre un colis à un client

Le client a-t-il payé en personne ou par virement bancaire ? Vous pouvez lui attribuer vous-même un forfait. Ouvrez la fiche du client dans « Contacts », cliquez sur « Ajouter un forfait » dans la section « Forfaits », puis :

1. Sélectionnez la page de réservation.
2. Choisissez la formule.
3. Cliquez sur « Ajouter un forfait ». Nous enverrons au client son lien de réservation par e-mail.

💡 Meilleures pratiques

• Les forfaits sont proposés à des tarifs légèrement inférieurs à ceux des séances individuelles, ce qui permet de réaliser des économies évidentes.
• Définissez une date d'expiration afin que les clients réservent leurs séances régulièrement.
• Utilisez les forfaits « Link only » pour les offres spéciales que vous proposez à certains clients.
• Connectez Stripe pour que les frais d'expédition soient payés automatiquement lors du paiement.

ℹ️ Foire aux questions

Les clients doivent-ils disposer d'un compte pour utiliser leur forfait ?

Non. Ils effectuent leur réservation via le lien privé figurant dans leur e-mail ou sur la page de confirmation.

Que se passe-t-il si un client annule une séance ?

La session est automatiquement réintégrée dans leur forfait.

Comment puis-je me faire rembourser un colis ?

Effectuez le remboursement via Stripe ou PayPal, puis modifiez la formule dans la page de contact du client afin de modifier le nombre de séances, la date d'expiration ou le statut de paiement. Koalendar ne met pas automatiquement à jour les formules après un remboursement.

Que se passe-t-il pour les clients qui ont déjà acheté un forfait si je le modifie ou si je le désactive ?

Ils conservent ce qu'ils ont acheté et peuvent toujours réserver leurs séances restantes.

Les suppléments sont-ils inclus lors de la réservation d'un forfait ?

Non. Les modules complémentaires ne sont pas pris en compte lors de l'achat ou de l'utilisation d'un forfait.