Comment utiliser une liste d'attente sur votre page de réservation

Lorsqu'un créneau horaire est déjà pris ou ne leur convient pas, les visiteurs peuvent s'inscrire sur votre liste d'attente au lieu de quitter le site. Koalendar leur envoie un e-mail dès qu'un créneau correspondant se libère, et vous pouvez voir qui est en attente et les inscrire vous-même.

🧭 Dans ce guide

1. ✅ Activer la liste d'attente
2. ✅ Ce que voient vos visiteurs
3. ✅ Comment fonctionnent les alertes d'ouverture?
4. ✅ Les visiteurs peuvent gérer leur demande
5. ✅ Voir qui est en attente et les réserver
6. ✅ Recevoir une notification lorsqu'une personne rejoint le groupe
7. 💡 Bonnes pratiques
8. ℹ️ Foire aux questions

✅ Étape 1 : Activer la liste d'attente

1. Ouvrez votre éditeur de page de réservation.
2. Ouvrez la section « Disponibilité ».
3. Activez l'option « Liste d'attente » et enregistrez votre page.

Dès que les premiers participants commenceront à s'inscrire, vous verrez le nombre de personnes en attente juste en dessous du bouton, avec un lien « Gérer la liste d'attente ».

✅ Étape 2 : Ce que voient vos visiteurs

Après avoir choisi une date, les visiteurs voient s'afficher le message « Vous ne trouvez pas d'horaire qui vous convienne ? Inscrivez-vous sur la liste d'attente » sous les horaires disponibles. Si aucune plage horaire n'est plus disponible pour une date donnée, la liste d'attente leur est immédiatement proposée.

Pour les séances de groupe, lorsqu'un créneau est complet, la mention « Complet · M'avertir » s'affiche à la place de la mention « Indisponible », ce qui permet aux visiteurs de demander à être informés si une place se libère.

Les visiteurs vous expliquent ensuite ce qui leur convient :

• Quelles dates vous conviennent ? Le jour sélectionné, les 7 ou 30 jours suivants, ou une période personnalisée (jusqu'à 30 jours).
• Moment de la journée : à tout moment, le matin, l'après-midi, le soir ou une plage horaire personnalisée.
• Jours de la semaine : tous les jours, jours de la semaine, week-ends ou jours spécifiques.
• Si votre site propose plusieurs services ou hébergeurs, précisez ceux qui leur conviennent (ou « n'importe quel fournisseur disponible »).

Ils terminent en saisissant leur nom et leur adresse e-mail.

✅ Étape 3 : Comment fonctionnent les alertes d'ouverture ?

Lorsqu'un créneau correspondant aux préférences d'un utilisateur se libère (par exemple à la suite d'une annulation, d'un report ou d'une modification de vos disponibilités), Koalendar lui envoie un e-mail intitulé « Un créneau s'est libéré pour [votre page] », proposant jusqu'à 5 créneaux correspondants et un lien « Réserver ce créneau » pour chacun d'entre eux.

• Toutes les personnes dont les préférences correspondent reçoivent une notification, et la première à réserver obtient la place. Celles qui ne parviennent pas à réserver restent sur la liste d'attente pour la prochaine place disponible.
• Chaque personne reçoit au maximum une alerte toutes les 6 heures, afin que personne ne soit submergé d'e-mails.
• Une demande prend fin lorsque la personne effectue une réservation, quitte la liste d'attente ou que les dates prévues sont dépassées.

✅ Étape 4 : Les visiteurs peuvent gérer leur demande

Chaque e-mail concernant la liste d'attente comporte un lien « Modifier vos préférences » ou « Quitter la liste d'attente ». Ce lien ouvre une page privée sur laquelle les visiteurs peuvent consulter ou modifier leurs préférences, réserver un créneau horaire correspondant actuellement disponible, ou quitter la liste d'attente.

✅ Étape 5 : Vérifiez qui est en attente et réservez-leur un créneau

Sur votre tableau de bord, toute page de réservation comportant des personnes en attente affiche la mention « X en attente ». Cliquez dessus pour ouvrir la liste d'attente. Vous pouvez également l'ouvrir depuis le menu ⋯ de la page ou via l'option « Gérer la liste d'attente » dans l'éditeur.

La liste d'attente est divisée en onglets « En attente », « Expirée » et « Réservée ». Chaque demande indique les horaires préférés de la personne et la date à laquelle elle s'est inscrite. À partir de là, vous pouvez :

• Réservez -leur directement un créneau horaire. Koalendar vous avertit si l'horaire ne correspond pas à ce qu'ils ont demandé.
• Modifier les préférences ou « Retirer de la liste d'attente » dans le menu ⋯.

Cliquez sur « + Ajouter à la liste d'attente » pour ajouter vous-même une personne, par exemple après un appel téléphonique. Saisissez son nom, son adresse e-mail et ses horaires préférés : elle recevra alors des alertes, tout comme les visiteurs qui se sont inscrits depuis votre page.

✅ Étape 6 (facultative) : recevoir une notification lorsqu'une personne rejoint le groupe

Vous souhaitez recevoir un e-mail chaque fois qu'une personne s'inscrit ? Cliquez sur votre nom en haut à droite, ouvrez « Compte », puis activez l'option « Inscriptions à la liste d'attente » dans la section « Notifications par e-mail ». Cette option s'affiche dès que vous avez publié une page de réservation sur laquelle la liste d'attente est activée.

Vous recevrez un e-mail contenant le nom de la personne, son adresse e-mail et ses horaires préférés, ainsi qu'un lien vers la liste d'attente de « Review ».

💡 Meilleures pratiques

• Mentionnez la liste d'attente dans la description de votre page de réservation afin que les visiteurs pressés sachent qu'ils peuvent encore obtenir une place.
• Activez la liste d'attente pour les pages très consultées et les séances de groupe qui affichent souvent complet.
• Vérifiez votre liste d'attente avant d'ouvrir des créneaux supplémentaires. Vous pouvez réserver directement les places pour les personnes en attente, plutôt que d'attendre qu'elles reçoivent une alerte.

ℹ️ Foire aux questions

Le fait de s'inscrire sur la liste d'attente garantit-il une place ?

Non. C'est une liste d'alerte. Dès qu'un créneau disponible apparaît, c'est la première personne à l'avoir réservé qui l'obtient.

Les personnes inscrites sur la liste d'attente vont-elles être inondées d'e-mails indésirables ?

Non. Chaque personne reçoit au maximum une alerte d'ouverture toutes les 6 heures, pouvant comporter jusqu'à 5 créneaux horaires correspondants.

Que se passe-t-il lorsqu'une personne réserve une place à partir de la liste d'attente ?

Leur demande est déplacée vers l'onglet « Réservé » et ils ne reçoivent plus d'alertes.

Que se passe-t-il lorsque les dates d'une demande sont dépassées ?

Il est déplacé vers l'onglet « Expiré » et aucune autre alerte n'est envoyée.

Les visiteurs peuvent-ils modifier leurs préférences après leur inscription ?

Oui. Ils peuvent utiliser le lien figurant dans n'importe quel e-mail de liste d'attente pour modifier leurs préférences ou se désinscrire de la liste d'attente.