Cómo utilizar Koalendar para reservar salas y recursos

Koalendar facilita la gestión de salas de conferencias, espacios comunitarios o de coworking y otros recursos limitados, eliminando las reservas duplicadas y agilizando el acceso. A continuación te explicamos cómo configurarlo y empezar a compartirlo rápidamente.

Paso 1: Crear una página de reservas

Configure una página de reservas para las habitaciones, ubicaciones o recursos que desee poner a disposición.

Cómo configurarlo

1. Dirígete a tu panel de control de Koalendar y haz clic en «+ Nueva página de reservas».

   

2. Ponle un título claro, por ejemplo: «Reserva de espacios comunitarios».
3. Defina la disponibilidad de la sala o los recursos: días, horas, horario recurrente en «Disponibilidad».
4. Establezca las opciones de duración de la reserva (por ejemplo, 30, 60 o 90 minutos).
5. Añadir tiempo de margen antes/después de las reservas para la preparación o la limpieza.
6. Habilita la sincronización del calendario con tu calendario de Google, Outlook o Apple paraevitar reservas duplicadas.
7. Añadir preguntas personalizadas (si es necesario) en la sección «Formulario de reserva».
8. Automatizar recordatorios y confirmaciones:
   • Personaliza tucorreo electrónico de confirmación
   • Habilitalos recordatorios por correo electrónico y SMSpara minimizar las ausencias.
   • Configura y personaliza un correo electrónico de seguimiento que se enviará un par de horas después de la reserva, si es necesario.
9. Habilita la opción«Requerir aprobación» para reservar una plaza mientras organizas el acceso o las confirmaciones.

10. Limita el número de huéspedes que pueden reservar el mismo recurso por franja horaria si es necesario (por ejemplo, un máximo de 3 reservas por franja).

    

11. Revisión final y publicación: comprueba dos vecesla configuración, previsualiza el proceso de reserva y, a continuación, haz clic en «Publicar página de reservas».

Paso 2: Comparte el enlace de tu página de reserva de salas o recursos.

1. En la parte superior derecha del editor de tu página de reservas, haz clic en «Compartir». A continuación, solo tienes que copiar el enlace de reserva publicado e insertarlo en tu sitio web, compartirlo por correo electrónico o en cualquier otro lugar donde desees que la gente pueda reservar contigo.

Preguntas frecuentes

¿Pueden los usuarios cancelar o modificar sus reservas?

Sí. Cada confirmación incluye enlaces para cambiar la fecha o cancelar.

¿Cómo cobro por la reserva?

Establece un precio y, si lo deseas, conecta tu cuenta a Stripe.

¿Puedo solicitar aprobación antes de las reservas?

Sí, puedes: mira cómo aquí.

¿Pueden varias personas reservar franjas horarias que se solapan?

No, a menos que establezcas una capacidad superior a uno. Koalendar evita automáticamente las reservas duplicadas.

A continuación, le indicamos cómo aumentar la capacidad: