📭 Bestätigungs- oder Erinnerungs-E-Mails kommen nicht an? So beheben Sie das Problem

Ihr Kunde hat seine Bestätigung oder Erinnerung nicht erhalten? Überprüfen Sie zunächst, welche E-Mails für diese Buchung versendet wurden: Koalendar zeigt Ihnen jede einzelne E-Mail an und gibt an, ob sie zugestellt wurde. Befolgen Sie anschließend die Anweisungen, die Ihrer Situation entsprechen.

🧭 In diesem Leitfaden

1. 🔔 Schritt 1: Überprüfen Sie die Benachrichtigungen zur Buchung
2. 📂 Schritt 2: Angekommen? Überprüfen Sie den Spam-Ordner und andere Ordner
3. ✉️ Schritt 3: Zurückgekommen? Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse
4. ⚙️ Schritt 4: Es wurde nichts gesendet? Überprüfen Sie die Benachrichtigungen auf Ihrer Buchungsseite
5. 👤 Schritt 5: Erhalten Sie selbst keine E-Mails?
6. 💡 Bewährte Vorgehensweisen
7. ℹ️ Häufig gestellte Fragen

✅ Schritt 1: Überprüfen Sie die Benachrichtigungen zur Buchung

1. Wechseln Sie zur Registerkarte „Buchungen “ und klicken Sie auf die Buchung, um die Details anzuzeigen.
2. Klicken Sie auf „Gesendete Benachrichtigungen“.

Sie sehen alle E-Mails und SMS, die im Zusammenhang mit dieser Buchung versendet wurden (Bestätigung, Erinnerungen, Aktualisierungen), an wen sie gesendet wurden, wann und in welchem Status sie sich befinden.

• Zugestellt oder gesendet: Die E-Mail hat Koalendar verlassen und ist beim E-Mail-Anbieter des Empfängers angekommen. Sie befindet sich höchstwahrscheinlich im Spam-Ordner des Empfängers (siehe Schritt 2).
• Zurückgewiesen: Der E-Mail-Anbieter des Empfängers hat die E-Mail abgelehnt. Der Grund für die Zurückweisung gibt Aufschluss darüber, warum dies geschehen ist – häufig liegt ein Tippfehler in der Adresse vor (siehe Schritt 3).
• Beschwerde: Der Empfänger hat eine E-Mail von Koalendar als Spam markiert.
• Die Liste enthält keine Einträge: Es wurde keine E-Mail versendet. Überprüfen Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen (siehe Schritt 4).

Es werden nur Benachrichtigungen der letzten 30 Tage angezeigt.

✅ Schritt 2: Angekommen? Überprüfen Sie den Spam-Ordner und andere Ordner

Bitten Sie den Empfänger, in den Ordnern „Spam“, „Junk“, „Werbung“ oder „Updates“ nach „Koalendar“ zu suchen. Sollte die E-Mail dort zu finden sein, markieren Sie sie bitte als „Kein Spam“, damit die nächsten E-Mails im Posteingang landen.

Unternehmens-E-Mail-Postfächer (Microsoft 365, Google Workspace) leiten E-Mails manchmal in die Quarantäne um. Bitten Sie das IT-Team, die Quarantäne zu überprüfen und E-Mails von koalendar.com zuzulassen.

✅ Schritt 3: Zurückgekommen? Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse

Überprüfen Sie die Adresse in der Liste. Ein kleiner Tippfehler (zum Beispiel „gmial.com“) ist eine sehr häufige Ursache. Fragen Sie Ihren Kunden nach der richtigen Adresse.

Wenn eine E-Mail zurückkommt oder als Spam markiert wird, stellen wir den Versand an diese Adresse ein, um die Zustellbarkeit zu gewährleisten. Sobald die Adresse wieder funktioniert, wenden Sie sich bitte an unseren Support, damit wir die Sperre aufheben können.

✅ Schritt 4: Es wurde nichts gesendet? Überprüfen Sie die Benachrichtigungen auf Ihrer Buchungsseite

Öffnen Sie den Editor Ihrer Buchungsseite und gehen Sie zu „Benachrichtigungen“:

1. Die E-Mail-Bestätigung muss aktiviert sein. Wenn Sie auf „Kalendereinladung“ umgestellt haben, erhält Ihr Kunde anstelle einer Bestätigungs-E-Mail eine Kalendereinladung.
2. Über „Anpassen“ können Sie den Inhalt Ihrer Bestätigungs-E-Mail überprüfen.
3. E-Mail-Erinnerungen müssen aktiviert sein, damit Erinnerungen versendet werden können.

Denken Sie daran, Ihre Buchungsseite nach jeder Änderung zu speichern. Weitere Informationen finden Sie unter „Welche Benachrichtigungen erhalten meine Eingeladenen und ich nach einer Buchung?“

✅ Schritt 5: Erhalten Sie selbst keine E-Mails?

Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen, dann auf „Konto“ und stellen Sie sicher, dass unter „E-Mail-Benachrichtigungen“ die Optionen „Neue Buchungen“ und „Besprechungserinnerungen“ aktiviert sind.

💡 Bewährte Verfahren

• Fügen Sie Ihrem Buchungsformular ein Feld für die Telefonnummer hinzu, damit Sie Kunden erreichen können, deren E-Mails nicht ankommen.
• Nutzen Sie SMS-Erinnerungen für wichtige Termine (siehe „SMS-Erinnerungen verwenden“).
• Führen Sie nach dem Ändern der Benachrichtigungseinstellungen eine Testbuchung mit Ihrer eigenen E-Mail-Adresse durch.

ℹ️ Häufig gestellte Fragen

In meiner benutzerdefinierten Bestätigungs-E-Mail wird der falsche Text oder die falsche Sprache angezeigt. Warum?

E-Mails werden in der Sprache Ihrer Buchungsseite verfasst. Informieren Sie sich dazu im Abschnitt „So ändern Sie die Sprache auf Ihrer Buchungsseite“ und überprüfen Sie anschließend Ihren Text unter „Benachrichtigungen“ → „E-Mail-Bestätigung“ → „Anpassen“.

Funktioniert es immer noch nicht?

Wenden Sie sich bitte mit dem Buchungsdatum und der E-Mail-Adresse des Empfängers an unser Support-Team, dann werden wir die Zustellprotokolle überprüfen.