Cómo utilizar Koalendar para reuniones de grupo, clases o seminarios web

Koalendar facilita la organización de sesiones con múltiples asistentes, lo que lo hace perfecto para clases grupales, visitas guiadas, talleres, eventos presenciales o seminarios web.

✅ Paso 1: Establecer la capacidad del grupo

1. Abre el editor de tu página de reservas.
2. Desplácese hacia abajo hasta la sección Grupo/Clase.
3. Establezca el número máximo de personas permitidas por franja horaria. (El valor predeterminado es 1).

Si tus invitados pueden añadir acompañantes durante la reserva, dichos acompañantes también se tendrán en cuenta para el cálculo de la capacidad total del grupo.

Una vez alcanzado el límite (incluidos los invitados), la franja horaria dejará de estar disponible automáticamente.

✅ Paso 2: Elige cómo se muestran los eventos del calendario

Justo debajo de la configuración del tamaño del grupo, encontrarás opciones sobre cómo aparecerán las reservas en tu calendario conectado:

• Evento único con todos los asistentes: un evento de calendario por cada franja horaria del grupo en el que se muestran los nombres y correos electrónicos de todos los asistentes.
• Evento independiente por asistente: recibirás un evento en el calendario por cada persona que reserve.

Elige lo que mejor se adapte a tu flujo de trabajo o estilo de presentación.

✅ Paso 3: Opcional: mostrar plazas restantes

También puedes elegir si deseas mostrar o no el número de plazas restantes en tu página de reservas.

• Habilitado: los invitados verán cuántas plazas quedan para cada franja horaria (por ejemplo, «quedan 3 plazas»).
• Desactivado: los invitados no verán esto; las plazas aparecerán como disponibles hasta que se llenen.

💡 Mejores prácticas

• Utiliza esta configuración para talleres, visitas al campus, llamadas de bienvenida, seminarios web o cualquier sesión en formato grupal.
• Combinar con el cobro de pagos si se cobra por asistente.
• Envíe recordatorios automáticos por correo electrónico y SMS para reducir las ausencias y mejorar los índices de asistencia.
• Utiliza un correo electrónico de seguimiento para enviar materiales o grabaciones después de la sesión.
• Añade un límite total de reservas si deseas limitar todas las reservas de tu página (no solo por franja horaria).

ℹ️ Preguntas frecuentes

¿El número de invitados afecta a la disponibilidad?

Sí, cada invitado añadido por una persona que ha recibido la invitación cuenta para la capacidad total de ese intervalo de tiempo.

¿Qué ocurre cuando se alcanza el límite del grupo?

La franja horaria deja de estar disponible y desaparece de la página de reservas.

¿Los invitados podrán ver quién más ha reservado?

No, solo sus propios datos. Podrás ver la lista completa de asistentes en tu calendario y panel de control.