Cómo utilizar una lista de espera en tu página de reservas

Cuando una franja horaria está ocupada o no les conviene, los visitantes pueden apuntarse a tu lista de espera en lugar de marcharse. Koalendar les envía un correo electrónico en cuanto se libera una franja horaria que se ajuste a sus necesidades, y tú puedes ver quién está en la lista de espera y gestionar tú mismo la reserva.

🧭 En esta guía

1. ✅ Activar la lista de espera
2. ✅ Lo que ven tus visitantes
3. ✅ Cómo funcionan las alertas de apertura
4. ✅ Los visitantes pueden gestionar su solicitud
5. ✅ Mira quién está disponible y reserva una cita con ellos
6. ✅ Recibe una notificación cuando alguien se una
7. 💡 Prácticas recomendadas
8. ℹ️ Preguntas frecuentes

✅ Paso 1: Activar la lista de espera

1. Abre el editor de tu página de reservas.
2. Abre la sección «Disponibilidad ».
3. Activa la opción «Lista de espera» y guarda la página.

En cuanto empiecen a apuntarse, verás cuántas personas hay en lista de espera justo debajo del botón de activación, junto con un enlace para «Gestionar la lista de espera ».

✅ Paso 2: Lo que ven tus visitantes

Tras elegir una fecha, los visitantes ven el mensaje «¿No encuentras una hora que te venga bien? Apúntate a la lista de espera» debajo de las horas disponibles. Si ya no quedan horas disponibles para una fecha, se les ofrece la lista de espera de inmediato.

En el caso de las sesiones en grupo, cuando una franja horaria está completa, aparece el mensaje «Completo · Avisarme» en lugar de desaparecer, de modo que los visitantes pueden solicitar que se les avise si queda alguna plaza libre.

A continuación, los visitantes te cuentan qué es lo que les funciona:

• ¿Qué fechas te vienen bien? El día seleccionado, los próximos 7 o 30 días, o un intervalo de fechas personalizado (hasta 30 días).
• Hora del día: A cualquier hora, por la mañana, por la tarde, por la noche o un intervalo personalizado.
• Días de la semana: todos los días, días laborables, fines de semana o días concretos.
• Si tu página ofrece varios servicios o proveedores de alojamiento, ¿con cuáles están satisfechos (o cualquier proveedor disponible)?

Para terminar, introducen su nombre y su correo electrónico.

✅ Paso 3: Cómo funcionan las alertas de apertura

Cuando se libera una franja horaria que se ajusta a las preferencias de alguien (por ejemplo, tras una cancelación, un cambio de fecha o una modificación de tu disponibilidad), Koalendar le envía un correo electrónico con el asunto «Se ha liberado una plaza para [tu página]», en el que se incluyen hasta 5 franjas horarias compatibles y un enlace «Reservar esta franja» para cada una de ellas.

• Se avisa a todas las personas cuyas preferencias coincidan, y la primera persona que reserve se queda con la plaza. Quienes no consigan la plaza se quedan en la lista de espera para la próxima vacante.
• Cada persona recibe como máximo una alerta cada 6 horas, para que nadie se vea inundado de correos electrónicos.
• Una solicitud finaliza cuando la persona realiza la reserva, abandona la lista de espera o han vencido las fechas indicadas.

✅ Paso 4: Los visitantes pueden gestionar su solicitud

Todos los correos electrónicos de la lista de espera incluyen un enlace para «Editar preferencias» o «Salir de la lista de espera ». Al hacer clic en él, se abre una página privada en la que los visitantes pueden revisar o modificar sus preferencias, reservar una franja horaria compatible que esté disponible en ese momento o salir de la lista de espera.

✅ Paso 5: Mira quién está esperando y haz la reserva

En tu panel de control, cualquier página de reserva en la que haya personas en lista de espera muestra la etiqueta «X en espera». Haz clic en ella para abrir la lista de espera. También puedes abrirla desde el menú ⋯ de la página o mediante la opción «Gestionar lista de espera» del editor.

La lista de espera se divide en las pestañas «En espera», «Caducadas » y «Reservadas ». Cada solicitud muestra las franjas horarias preferidas de la persona y la fecha en la que se inscribió. Desde aquí puedes:

• Resérvalos directamente. Koalendar te avisa si la hora no se ajusta a lo que han solicitado.
• Modifica las preferencias o elimina de la lista de espera desde el menú ⋯.

Haz clic en «+ Añadir a la lista de espera» para añadir a alguien tú mismo, por ejemplo, tras una llamada telefónica. Introduce su nombre, correo electrónico y horarios preferidos, y recibirá notificaciones igual que los visitantes que se hayan inscrito desde tu página.

✅ Paso 6 (Opcional): Recibe una notificación cuando alguien se una

¿Quieres recibir un correo electrónico cada vez que alguien se apunte a la lista de espera? Haz clic en tu nombre en la esquina superior derecha, abre «Cuenta» y activa la opción «Inscripciones en la lista de espera» en «Notificaciones por correo electrónico». Esta opción aparece una vez que tengas publicada una página de reservas con la lista de espera activada.

Recibirás un correo electrónico con el nombre de la persona, su dirección de correo electrónico y sus horarios preferidos, además de un enlace a la lista de espera de «Review ».

💡 Mejores prácticas

• Menciona la lista de espera en la descripción de tu página de reservas para que los visitantes que estén muy ocupados sepan que aún pueden conseguir una plaza.
• Activa la lista de espera para las páginas más populares y las sesiones en grupo que suelen llenarse rápidamente.
• Comprueba tu lista de espera antes de abrir plazas adicionales. Puedes dar cita directamente a las personas que están en lista de espera, en lugar de esperar a que vean una notificación.

ℹ️ Preguntas frecuentes

¿Al apuntarse a la lista de espera se reserva una plaza?

No. Es una lista de notificaciones. Cuando queda libre una franja horaria que coincida, se la queda la primera persona que la reserve.

¿Recibirán los que están en la lista de espera un montón de correos electrónicos no deseados?

No. Cada persona recibe como máximo una alerta de apertura cada 6 horas, con hasta 5 horarios compatibles en ella.

¿Qué ocurre cuando alguien reserva desde la lista de espera?

Su solicitud pasa a la pestaña «Reservado » y dejan de recibir alertas.

¿Qué ocurre cuando las fechas de una solicitud han vencido?

Pasa a la pestaña «Caducadas » y ya no se envían más alertas.

¿Pueden los visitantes modificar sus preferencias una vez que se han registrado?

Sí. Pueden utilizar el enlace que aparece en cualquier correo electrónico de la lista de espera para modificar sus preferencias o darse de baja de la lista de espera.