So nutzen Sie eine Warteliste auf Ihrer Buchungsseite

Wenn ein Termin bereits vergeben ist oder den Besuchern nicht passt, können sie sich auf Ihre Warteliste setzen lassen, anstatt die Seite zu verlassen. Koalendar benachrichtigt sie per E-Mail, sobald ein passender Termin frei wird, und Sie können sehen, wer auf der Warteliste steht, und den Termin selbst buchen.

🧭 In diesem Leitfaden

✅ Warteliste aktivieren
✅ Was Ihre Besucher sehen
✅ So funktionieren Eröffnungsbenachrichtigungen
✅ Besucher können ihre Anfrage verwalten
✅ Sehen Sie nach, wer wartet, und buchen Sie ihn/sie
✅ Lass dich benachrichtigen, wenn jemand beitritt
💡 Bewährte Vorgehensweisen
ℹ️ Häufig gestellte Fragen

✅ Schritt 1: Die Warteliste aktivieren

Öffnen Sie Ihren Buchungsseiten-Editor.
Öffnen Sie den Abschnitt „Verfügbarkeit “.
Aktivieren Sie die Warteliste und speichern Sie Ihre Seite.

Schaltfläche „Warteliste“ im Abschnitt „Verfügbarkeit“ des Buchungsseiten-Editors

Sobald sich Teilnehmer anmelden, wird direkt unter dem Umschaltknopf angezeigt, wie viele Personen auf der Warteliste stehen, zusammen mit einem Link „Warteliste verwalten “.

✅ Schritt 2: Was Ihre Besucher sehen

Nachdem sie ein Datum ausgewählt haben, sehen Besucher unter den verfügbaren Terminen den Hinweis „Kein passender Termin gefunden? Tragen Sie sich in die Warteliste ein “. Sind für ein Datum keine Termine mehr verfügbar, wird ihnen sofort die Warteliste angeboten.

Link zur Warteliste unterhalb der Zeitfenster auf einer Buchungsseite

Bei Gruppensitzungen wird ein ausgebuchter Termin mit „Ausgebucht · Benachrichtigen“ angezeigt, anstatt zu verschwinden, sodass Besucher darum bitten können, benachrichtigt zu werden, falls ein Platz frei wird.

Die Besucher sagen Ihnen dann, was für sie funktioniert:

Welche Termine kommen für Sie in Frage? Der ausgewählte Tag, die nächsten 7 oder 30 Tage oder ein beliebiger Zeitraum (bis zu 30 Tage).
Tageszeit: Beliebige Zeit, morgens, nachmittags, abends oder ein benutzerdefinierter Zeitraum.
Wochentage: Jeden Tag, Wochentage, Wochenenden oder bestimmte Tage.
Falls Ihre Seite mehrere Dienste oder Hosts auflistet: Mit welchen sind sie zufrieden (oder: Jeder verfügbare Anbieter)?

Formular zur Angabe der Präferenzen für die Warteliste, das den Besuchern angezeigt wird

Zum Abschluss geben sie ihren Namen und ihre E-Mail-Adresse ein.

✅ Schritt 3: So funktionieren Eröffnungsbenachrichtigungen

Sobald ein Termin frei wird, der den Präferenzen einer Person entspricht (beispielsweise nach einer Stornierung, einer Terminverschiebung oder einer Änderung Ihrer Verfügbarkeit), sendet Koalendar dieser Person eine E -Mail mit dem Betreff „Ein Termin für [Ihre Seite] ist frei geworden“, in der bis zu fünf passende Termine sowie jeweils ein Link „Diesen Termin buchen“ aufgeführt sind.

E-Mail, die an einen Besucher gesendet wird, sobald ein passender Platz frei wird

Alle, deren Präferenzen übereinstimmen, werden benachrichtigt, und derjenige, der als Erster bucht, erhält den Platz. Wer diese Gelegenheit verpasst, bleibt auf der Warteliste für den nächsten freien Platz.
Jede Person erhält höchstens eine Benachrichtigung alle 6 Stunden, damit niemand mit E-Mails überhäuft wird.
Eine Anfrage endet, wenn die Person bucht, die Warteliste verlässt oder ihre Termine abgelaufen sind.

✅ Schritt 4: Besucher können ihre Anfrage verwalten

Jede E-Mail zur Warteliste enthält den Link „Einstellungen bearbeiten“ oder „Aus der Warteliste austragen “. Dieser öffnet eine private Seite, auf der Besucher ihre Einstellungen einsehen oder bearbeiten, einen passenden, derzeit verfügbaren Termin buchen oder sich aus der Warteliste austragen können.

Wartelistenseite für Besucher mit Präferenzen und verfügbaren Terminen

✅ Schritt 5: Sehen Sie nach, wer wartet, und buchen Sie diese Personen

Auf Ihrem Dashboard wird auf jeder Buchungsseite, auf der Personen auf der Warteliste stehen, die Bezeichnung „X warten“ angezeigt. Klicken Sie darauf, um die Warteliste zu öffnen. Sie können sie auch über das ⋯- Menü der Seite oder über „Warteliste verwalten“ im Editor öffnen.

Die Warteliste ist in die Registerkarten „Warten“, „Abgelaufen“ und „Gebucht“ unterteilt. Zu jeder Anfrage werden die Wunschtermine der Person sowie der Zeitpunkt ihres Eintritts angezeigt. Von hier aus können Sie:

Buchen Sie direkt einen Termin für sie. Koalendar weist Sie darauf hin, wenn der Termin außerhalb des von ihnen gewünschten Zeitraums liegt.
Über das Menü „⋯“ können Sie die Einstellungen bearbeiten oder den Eintrag von der Warteliste entfernen.

Fenster „Host-Warteliste“ mit ausstehenden Anfragen und dem Aktionsmenü

Klicken Sie auf „+ Zur Warteliste hinzufügen“, um jemanden selbst hinzuzufügen, beispielsweise nach einem Telefonat. Geben Sie den Namen, die E-Mail-Adresse und die bevorzugten Termine der Person ein, und sie erhält Benachrichtigungen genau wie Besucher, die sich über Ihre Seite angemeldet haben.

Formular „Auf die Warteliste setzen“ für Gastgeber

✅ Schritt 6 (optional): Benachrichtigung erhalten, wenn jemand beitritt

Möchten Sie jedes Mal eine E-Mail erhalten, wenn sich jemand einträgt? Klicken Sie oben rechts auf Ihren Namen, öffnen Sie „Konto“ und aktivieren Sie unter „E-Mail-Benachrichtigungen“ die Option „Einträge in die Warteliste “. Diese Option wird angezeigt, sobald Sie eine veröffentlichte Buchungsseite mit aktivierter Warteliste haben.

Einstellung für E-Mail-Benachrichtigungen bei der Warteliste

Sie erhalten eine E-Mail mit dem Namen der Person, ihrer E-Mail-Adresse und den bevorzugten Terminen sowie einen Link zur Warteliste für Bewertungen.

E-Mail, die an den Gastgeber gesendet wird, wenn sich jemand in die Warteliste einträgt

💡 Bewährte Verfahren

Weisen Sie in der Beschreibung Ihrer Buchungsseite auf die Warteliste hin, damit vielbeschäftigte Besucher wissen, dass sie dennoch einen Platz bekommen können.
Aktivieren Sie die Warteliste für beliebte Seiten und Gruppensitzungen, die oft schnell ausgebucht sind.
Überprüfen Sie Ihre Warteliste, bevor Sie zusätzliche Termine freigeben. Sie können Personen auf der Warteliste direkt buchen, anstatt darauf zu warten, dass sie eine Benachrichtigung erhalten.

ℹ️ Häufig gestellte Fragen

Wird durch die Eintragung in die Warteliste ein Platz reserviert?

Nein. Es handelt sich um eine Benachrichtigungsliste. Sobald ein passender Termin frei wird, erhält ihn derjenige, der ihn als Erster bucht.

Werden die Personen auf der Warteliste mit E-Mails zugespammt?

Nein. Jede Person erhält höchstens eine Benachrichtigung über eine freie Stelle alle 6 Stunden, die bis zu 5 passende Termine enthält.

Was passiert, wenn jemand von der Warteliste aus bucht?

Ihre Anfrage wird in den Reiter „Gebucht“ verschoben, und sie erhalten keine Benachrichtigungen mehr.

Was passiert, wenn die in einer Anfrage angegebenen Daten bereits abgelaufen sind?

Es wird auf die Registerkarte „Abgelaufen“ verschoben, und es werden keine Benachrichtigungen mehr gesendet.

Können Besucher ihre Einstellungen nach der Anmeldung ändern?

Ja. Über den Link in jeder E-Mail zur Warteliste können sie ihre Präferenzen ändern oder sich von der Warteliste abmelden.